KESEKRETARIATAN

Kesekretariatan disebut juga kegiatan tata usaha. Tata usaha merupakan bagian pengertian sempit administrasi dan merupakan bagian yang cukup menunjang tercapainya tujuan administrasi. Dengan kata lain, kegiatan tata usaha atau keskretariatan merupakan suatu bagian dari kegiatan administrasi. Adapun beberapa kegiatan kesekretariatan, antara lain :
1. Tulis menulis (rencana program, strategi pelaksanaan program, sampai evaluasi ).
2. Surat menyurat;
3. Kegiatan kearsipan dan agenda;
4. Pemilikan dan pemeliharaan buku induk organisasi;
5. pengiriman dan penerimaan surat; dan
6. data-data lain yang berkaitan langsung dengan kegiatan tulis menulis

A. Surat Menyurat
Di antara kegiatan Tata Usaha yang paling menonjol adalah kegiatan surat menyarat (korespondensi). Surat adalah suatu sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Hubungan yang terjadi antara pihak-pihak tersebut disebut kegiatan surat menyurat atau korespondensi. Selain sebagai sarana komunikasi, surat juga berfungsi sebagai:
1. Alat untuk menyampaikan pemberitahuan, permintaan atau permohonan buah pikiran/gagasan.
2. Alat bukti tertulis, misalnya surat perjanjian.
3. Alat untuk mengingat, misalnya surat yang diarsipkan.
4. Bukti sejarah, misalnya surat-surat yang bersejarah.
5. Pedoman kerja, misalnya surat keputusan dan surat perintah.
Jika dilihat dari segi bentuk, isi, dan bahasanya, surat dapat digolongkan atas 3 (tiga) jenis, yaitu:
1. surat pribadi,
2. surat dinas (resmi), dan
3. surat niaga.
Selain ketiga jenis surat tersebut, terdapat juga jenis surat yang lain, misalnya : surat edaran,surat pengumuman, surat perjanjian, dan surat keputusan.
Bagian-bagian surat dalam bentuk lurus (block style) :
(1) Kop/Kepala Surat;
(2) tanggal surat;
(3) nomor. Lampiran, perihal
(4) alamat,tujuan;
(5) salam pembuka;
(6) Isi surat
(7) Salam penutup;
(8) pengirim surat; dan
(9) tembusan

B. Kerasipan, Agenda
1. Arsip
Kegiatan Kearsipan terdiri atas pengelolaan arsip itu sendiri dan agenda. Arsip adalah suatu tempat penyimpanan dan pengolahan data-data tertulis, seperti surat-surat dan dokumendokumen. Arsip berarti pula dokumen tertulis yang berasal dari komunikasi tertulis ( Surat, akta, dan sebagainya) yang dikeluarkan instansi resmi, yang disimpan dan diperlihara ditempat khusus untuk referensi. Orang (ahli) yang biasa mengurus bagian penyimpanan dan pemeliharaan surat-surat disebut arsiper.
Arsip memiliki kegunaan sebagai berikut :
1. (seolah-olah) sebagai suatu pusat ingatan dari organisasi dalam memulihkan keterangan bila diperlukan.
2. Sebagai sarana pembuktian dalam peristiwa hukum
3. Arsip mempunyai nilai sejarah yang menggambarkan peristiwa-peristiwa lampau.
4. Arsip memberikan jasa dalam kemajuan dan perkembangan dunia keilmuan, dan lainlain.
System penyimpanan (pengarsipan) ada 5 (lima) macam, yaitu :
1) Sistem penyimpanan menurut abjad (Alfabetic Filling), yaitu penyusunan arsip berdasarkan nama orang atau organisasi utama.
2) Sistem penyimpanan menurut pkok soal (Subject Filling), yaitu penyusunan arsip didasarkan pada jenis dan isi surat..
3) Sistem penyimpanan menurut wilayah (Geografic Filling), yaitu penyusunan arsip didasarkan pada asal daerah surat..
4) Sistem penyimpanan menurut nomor (Numeric Filling), yaitu penyusunan arsip didasarkan angka nomor pada surat.
5) Sistem penyimpanan menurut tanggal (Chronological Filling), yaitu penyusunan arsip berdasarkan tanggal yang tertera pada surat tersebut.
2. Agenda
Buku agenda, adalah buku catatan yang bertanggal untuk satu tahun (periode) yang berfungsi untuk mencatat surat-surat, baik surat masuk maupun surat keluar. Orang yang bertugas mencatat surat masuk dan keluar (mengagendakan surat) disebut agendaris. Buku agenda dapat dibagi atas 2 (dua) macam, yaitu :
1) Agenda Tunggal, yaitu agenda yang menggunakan satu buku. Lembaran sebelah kiri untuk surat masuk dan sebelah kanan untuk surat keluar.
2) Agenda anda, yaitu agenda yang terdiri dari 2 (dua). Satu buku khusus untuk mencatat surat masuk, dan yang satunya lagi khusus untuk mencatat surat keluar.

C. Buku Induk dan Agenda Kegiatan
Buku induk merupakan buku-buku yang memuat data-data identitas pengurus/anggota organisasi yang bersangkutan. Buku ini berisi data-data atau identitas baik pengurus maupun anggota organisasi. Fungsi dari buku ini adalah untuk menginventarisasi data seluruh personal pengurus dan anggota organisasi lengkap dengan identitasnya.
Buku agenda kegiatan merupakan buku yang berisi data-data rangkaian kegiatan organisasi selama periode tertentu. Buku ini digunakan setiap organisasi, jawatan, instansi, dan badan badan yang berguna bagi kelengkapan administrasi dan laporan-laporan.

D. Proposal
Proposal adalah kumpulan dari serangkaian rencana kegiatan. Proposal biasanya dibuat saat akan dilaksanakannya suatu kegiatan. Proposal kegiatan ada yang bersifat formal dan ada juga yang bersifat non formal. Adapun susunan dari proposal kegiatan yang formal, antara lain :
1. Cover / sampul
2. Latar Belakang
3. Landasan Kegiatan
4. Tujuan Kegiatan
5. Tema dan Nama Kegiatan
6. Sasaran Kegiatan
7. Waktu Pelaksanaan ( Susunan Acara terlampir )
8. Materi Kegiatan
9. Susunan Kepanitiaan ( Terlampir )
10. Anggaran Biaya ( terlampir )
11. Penutup
12. Lembar Pengesahan
13. Lampiran ( susunan acara, susunan kepanitiaan, anggaran biaya )
14. Penawaran Kerjasama

E. Laporan pertanggungjawaban
Laporan pertanggungjawaban adalah suatu kumpulan dari setiap laporan kegiatan. Format Laporan tiap bidang :
No Proker Tempat Waktu Pelaksanaan Faktor Penunjang Faktor Penghambat Pemasukan Pengeluaran Indikator Keberhasilan


Adapun beberapa berkas yang harus ada dalam LPJ, antara lain :
1. Cover
2. Pendahuluan
3. Landasan Organisasi
4. Tujuan
5. GBHO
6. Program kerja selama 1 periode
7. Format Laporan Pertanggungjawaban selama 1 periode
8. Proposal setiap kegiatan
9. LPJ setiap kegiatan
10. Bon dan kuitansi
11. SPJ keuangan
12. Lampiran dan berkas – berkas dari setiap kegiatan
13. Notulensi Kegiatan
14. Daftar Hadir setiap rapat dan kegiatan
15. Penutup
16. Lembar Pengesahan

F. Notulensi
Notulensi ini berisi catatan berupa kesimpulan selama rapat. Penulis notulensi disebut notulen. Adapun format notulensi adalah sebagai berikut :

NOTULENSI RAPAT

Hari/Tanggal :
Tempat :
Waktu :
Pemimpin Rapat :
Agenda Rapat :



Pemimpin Rapat Sekretaris




G. Undangan Rapat (opsional)

ORGANISASI SISWA INTRA SEKOLAH

Jalan Sriwijaya IX No. 45 A
Cimahi, 28 April 2009

Nomor : 04/A/SU/PAN_SEM/PEND/ V/09
Perihal : Undangan Rapat Seminar

Kepada Yth.
Sdr/i


Assalamualaikum Wr.Wb,
Sehubungan dengan akan diadakannya rapat
Seminar 2009, maka dengan ini kami mengundang
rekan-rekan untuk hadir dalam kegiatan tersebut, yang
akan diadakan pada:
hari : Rabu, 29 April 2009
waktu : pukul 07.00 WIB s.d. selesai
tempat : Ruang OSIS
Mengingat pentingnya acara tersebut, maka
kehadiran rekan-rekan sangat kami harapkan.
Demikian surat undangan ini kami buat.
Atas perhatian rekan- rekan kami ucapkan terimakasih.

Ketua Pelaksana,



Fulan
NIS XXXXX