teman-teman, karena ada beberapa file yang sulit dibaca kalau di-post di halaman blog ini, seperti format dan contoh laporan pertanggung jawaban (LPJ OSIS 2008), Template kebendaharaan, maka hal-hal tersebut bisa diunduh pada tautan berikut ini:
LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
TEMPLATE KEBENDAHARAAN
~~~~~~~~~~~~~SEMOGA BERMANFAAT~~~~~~~~~~~~~~~
Kamis, 02 September 2010
KADERISASI
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia kaderisasi berarti proses, cara, perbuatan mendidik atau membentuk seseorang menjadi kader. Kader merupakan orang yang diharapkan akan memegang peranan penting di dalam pemerintahan, partai, ormas, dan sebagainya. kaderisasi ini bertujuan untuk membentuk kader yang bisa menggerakkan organisasiataupun kelompok dengan kepentingan masing-masing agar dapat terus berkembang.
Rasulullah Muhammad saw merupakan contoh pemimpin luar biasa yang sangat layak kita contoh sistem kaderisasinya. Kader-kadernya banyak mencatatkan tinta emas dalam sejarah kehidupan manusia.
Kaderisasi menurut islam diartikan sebagai usaha mempersiapkan calon-calon pemimpin hari esok yang tangguh dalam mempertahankan dan mengembangkan identitas khairu ummah, umat terbaik.
Dalam kaderisasi pasti memberikan pengarahan dan pelatihan. Masalahnya adalah terkadang atau sering hal – hal yang disampaikan tidak dilakukan oleh pemberi pelatihan di kehidupan sebenarnya. Contoh, dalam kaderisasi pemberi pelatihan mengatakan bahwa kita harus disiplin, tapi ternyata ketika dia rapat untuk mempersiapkan kaderisasi, dia sering terlambat. Hal inilah yang membuat banyak kaderisasi saat ini tidak berjalan.Rasulullah, dalam mengkader, tidaklah sembarangan. Beliau melakukan apa yang ia katakan. Sehingga kadernya menjadi taat dan melaksanakan apa yang beliau serukan.
Allah swt juga telah mengingatkan kunci kaderisasi yang sukses dalam Al-Qur’an.
“Wahai orang-orang yang beriman, kenapakah kamu mengatakan sesuatu yang tidak kamu kerjakan? Amat besar kebencian di sisi Allah bahwa kamu mengatakan apa-apa yang tidak kamu kerjakan.”
“Sesungguhnya Allah menyukai orang yang berperang dijalan-Nya dalam barisan yang teratur seakan-akan mereka seperti suatu bangunan yang tersusun kokoh”
Disinilah dibutuhkan ilmu manajemen organisasi, hal ini penting untuk menjaga agar kaderisasi tetap berlangsung. Jika manajemen organisasinya lumpuh maka hampir dapat dipastikan kaderisasinya juga akan lumpuh.Setelah kita melakukan apa yang kita katakan lalu direncanakan dengan rapi maka selanjutnya peran pemimpinlah yang menentukan. Kaderisasi yang sukses tidak lepas dari peran pemimpin yang menjalankan tugas dengan baik. Itulah beberapa kiat yang Rasulullah lakukan dalam melakukan kaderisasi hingga meluasnya islam di seluruh dunia.
Bagaimana cara membentuk kader yang baik ??
1. kenali karakter yang akan dikader
2. setelah kenali, pelajari karakter mereka
3. buat target, kader seperti apa yang diinginkan
4. buat alur kaderisasi sebaik mungkin agar target kader tercapai.
5. setelah traget tercapai, jangan berhenti sampai di situ, harus ada follow up, agar apa yang sudah didapat tidak hilang begitu saja.
6. yang mengkader adalah cerminan yang dikader. Seperti apa yang da di dalam prolog, apa yang kita kaatakan terhadap yang dikder, hrus da pada diri kita juga.
Tips-tips memilih pengurus OSIS:
1. sesuikan kebutuhan dalam setiap sekbidnya.
2. ketahui karakter dan potensi setiap orang ( bisa melalui wawancara atau pos 2 pos )
3. NO KKN... ^_^
Pada intinya semua harus ada sebuah kekontinuan. Pepatah mengatakan, alah bisa karena biasa. Dan ingat satu hal, bahwa parameter keberhasilan seorang pemimpin tau sebuah organisasi itu adalah generasi yang berikutnya / generasi yang dicetaknya. Dapat dikatakan berhasil, apabila generasi berikutnya bisa lebih baik dari generasi yang sebelumnya.
Dapat kita simpulkan tujuan dari kaderisasi adalah untuk mencetak generasi yang lebih baik dari kita dan dapat membuat organisasi menjadi lebih baik.
Semangat !!!
-------- sekian----------
Rasulullah Muhammad saw merupakan contoh pemimpin luar biasa yang sangat layak kita contoh sistem kaderisasinya. Kader-kadernya banyak mencatatkan tinta emas dalam sejarah kehidupan manusia.
Kaderisasi menurut islam diartikan sebagai usaha mempersiapkan calon-calon pemimpin hari esok yang tangguh dalam mempertahankan dan mengembangkan identitas khairu ummah, umat terbaik.
Dalam kaderisasi pasti memberikan pengarahan dan pelatihan. Masalahnya adalah terkadang atau sering hal – hal yang disampaikan tidak dilakukan oleh pemberi pelatihan di kehidupan sebenarnya. Contoh, dalam kaderisasi pemberi pelatihan mengatakan bahwa kita harus disiplin, tapi ternyata ketika dia rapat untuk mempersiapkan kaderisasi, dia sering terlambat. Hal inilah yang membuat banyak kaderisasi saat ini tidak berjalan.Rasulullah, dalam mengkader, tidaklah sembarangan. Beliau melakukan apa yang ia katakan. Sehingga kadernya menjadi taat dan melaksanakan apa yang beliau serukan.
Allah swt juga telah mengingatkan kunci kaderisasi yang sukses dalam Al-Qur’an.
“Wahai orang-orang yang beriman, kenapakah kamu mengatakan sesuatu yang tidak kamu kerjakan? Amat besar kebencian di sisi Allah bahwa kamu mengatakan apa-apa yang tidak kamu kerjakan.”
“Sesungguhnya Allah menyukai orang yang berperang dijalan-Nya dalam barisan yang teratur seakan-akan mereka seperti suatu bangunan yang tersusun kokoh”
Disinilah dibutuhkan ilmu manajemen organisasi, hal ini penting untuk menjaga agar kaderisasi tetap berlangsung. Jika manajemen organisasinya lumpuh maka hampir dapat dipastikan kaderisasinya juga akan lumpuh.Setelah kita melakukan apa yang kita katakan lalu direncanakan dengan rapi maka selanjutnya peran pemimpinlah yang menentukan. Kaderisasi yang sukses tidak lepas dari peran pemimpin yang menjalankan tugas dengan baik. Itulah beberapa kiat yang Rasulullah lakukan dalam melakukan kaderisasi hingga meluasnya islam di seluruh dunia.
Bagaimana cara membentuk kader yang baik ??
1. kenali karakter yang akan dikader
2. setelah kenali, pelajari karakter mereka
3. buat target, kader seperti apa yang diinginkan
4. buat alur kaderisasi sebaik mungkin agar target kader tercapai.
5. setelah traget tercapai, jangan berhenti sampai di situ, harus ada follow up, agar apa yang sudah didapat tidak hilang begitu saja.
6. yang mengkader adalah cerminan yang dikader. Seperti apa yang da di dalam prolog, apa yang kita kaatakan terhadap yang dikder, hrus da pada diri kita juga.
Tips-tips memilih pengurus OSIS:
1. sesuikan kebutuhan dalam setiap sekbidnya.
2. ketahui karakter dan potensi setiap orang ( bisa melalui wawancara atau pos 2 pos )
3. NO KKN... ^_^
Pada intinya semua harus ada sebuah kekontinuan. Pepatah mengatakan, alah bisa karena biasa. Dan ingat satu hal, bahwa parameter keberhasilan seorang pemimpin tau sebuah organisasi itu adalah generasi yang berikutnya / generasi yang dicetaknya. Dapat dikatakan berhasil, apabila generasi berikutnya bisa lebih baik dari generasi yang sebelumnya.
Dapat kita simpulkan tujuan dari kaderisasi adalah untuk mencetak generasi yang lebih baik dari kita dan dapat membuat organisasi menjadi lebih baik.
Semangat !!!
-------- sekian----------
KEBENDAHARAAN
TUJUAN :
1. Memberikan pemahaman terhadap pengurus OSIS dan MPK tentang materi kebendaharaan.
2. Memberikan pengarahan secara teknis pengelolaan administrasi keuangan dalam organisasi.
3. Mengaplikasikan seluruh materi dalam kehidupan organisasi.
Kebendaharaan
• Apa itu bendahara?
Berdasar Peraturan Menteri Keuangan (PMK) No 73 Tahun 2008, pengertian Bendahara (dalam Pasal 1) adalah :
“Bendahara adalah setiap orang yang diberi tugas menerima, menyimpan, membayar dan/atau menyerahan uang atau surat berharga atau barang-barang Negara”
• Tugas bendahara menurut AD/ART
1. Bertanggung jawab dan mengetahui segala pemasukan atau pengeluaran uang atau biaya yang diperlukan.
2. Membuat tanda bukti kuitansi setiap pemasukan atau pengeluaran uang untuk pertanggungjawaban.
3. Bertanggung jawab atas inventaris dan perbendaharaan.
4. Menyampaikan laporan keuangan secara berkala.
• Administrasi keuangan
Administrasi keuangan : proses penyelenggaraan bersama/proses kerjasama antara sekelompok orang/organisasi dalam pengelolaan keuangan.
Uang : segala sesuatu atau benda yang memiliki atau mendapat pengakuan secara umum dan dapat dijadikan alat pembayaran (pengelola uangbendahara)
Penerimaan : sejumlah uang yang diterima dari berbagai sumber yang berupa upah atau sewa (di OSIS, penerimaan berasal dari uang iuran yang dibayarkan oleh siswa)
Anggaran :
Suatu bentuk statement dari rencana dan manajement yang dipakai dalam periode tertentu sebagai petunjuk (blue print).
Kompas yang menunjuk arah yang harus dianut dalam menjalankan administrasi keuangan.
Laporan keuangan : hasil akhir dari suatu proses pencatatan yaitu berupa ringkasan /rekapitulasi dari transaksi-transaksi yang bersifat keuangan selama periode tertentu. Laporan keuangan berperan sebagai penyedia informasi keuangan sebuah organisasi/kegiatan dan menyajikan posisi keuangan.
• Pengelolaan keuangan dalam suatu organisasi/kegiatan
1. Menyusun rencana anggaran (menginventarisir yang dibutuhkan dalam kegiatan tersebut)
2. Mengajukan anggaran yang sudah dibuat kepada yang berwenang (realistis)
3. Menyiapkan/membuat kuitansi
4. Apabila sudah disetujui, uang akan dicairkan
5. Gunakan sesuai apa yang telah diinventarisir
6. Menggunakan kuitansi uraiannya rinci dan sesuai
7. Membuat laporan keuangan
- Kumpulkan data keuangan
- Diurut berdasarkan tanggal dan nomor kuitansi
1. Memberikan pemahaman terhadap pengurus OSIS dan MPK tentang materi kebendaharaan.
2. Memberikan pengarahan secara teknis pengelolaan administrasi keuangan dalam organisasi.
3. Mengaplikasikan seluruh materi dalam kehidupan organisasi.
Kebendaharaan
• Apa itu bendahara?
Berdasar Peraturan Menteri Keuangan (PMK) No 73 Tahun 2008, pengertian Bendahara (dalam Pasal 1) adalah :
“Bendahara adalah setiap orang yang diberi tugas menerima, menyimpan, membayar dan/atau menyerahan uang atau surat berharga atau barang-barang Negara”
• Tugas bendahara menurut AD/ART
1. Bertanggung jawab dan mengetahui segala pemasukan atau pengeluaran uang atau biaya yang diperlukan.
2. Membuat tanda bukti kuitansi setiap pemasukan atau pengeluaran uang untuk pertanggungjawaban.
3. Bertanggung jawab atas inventaris dan perbendaharaan.
4. Menyampaikan laporan keuangan secara berkala.
• Administrasi keuangan
Administrasi keuangan : proses penyelenggaraan bersama/proses kerjasama antara sekelompok orang/organisasi dalam pengelolaan keuangan.
Uang : segala sesuatu atau benda yang memiliki atau mendapat pengakuan secara umum dan dapat dijadikan alat pembayaran (pengelola uangbendahara)
Penerimaan : sejumlah uang yang diterima dari berbagai sumber yang berupa upah atau sewa (di OSIS, penerimaan berasal dari uang iuran yang dibayarkan oleh siswa)
Anggaran :
Suatu bentuk statement dari rencana dan manajement yang dipakai dalam periode tertentu sebagai petunjuk (blue print).
Kompas yang menunjuk arah yang harus dianut dalam menjalankan administrasi keuangan.
Laporan keuangan : hasil akhir dari suatu proses pencatatan yaitu berupa ringkasan /rekapitulasi dari transaksi-transaksi yang bersifat keuangan selama periode tertentu. Laporan keuangan berperan sebagai penyedia informasi keuangan sebuah organisasi/kegiatan dan menyajikan posisi keuangan.
• Pengelolaan keuangan dalam suatu organisasi/kegiatan
1. Menyusun rencana anggaran (menginventarisir yang dibutuhkan dalam kegiatan tersebut)
2. Mengajukan anggaran yang sudah dibuat kepada yang berwenang (realistis)
3. Menyiapkan/membuat kuitansi
4. Apabila sudah disetujui, uang akan dicairkan
5. Gunakan sesuai apa yang telah diinventarisir
6. Menggunakan kuitansi uraiannya rinci dan sesuai
7. Membuat laporan keuangan
- Kumpulkan data keuangan
- Diurut berdasarkan tanggal dan nomor kuitansi
KESEKRETARIATAN
Kesekretariatan disebut juga kegiatan tata usaha. Tata usaha merupakan bagian pengertian sempit administrasi dan merupakan bagian yang cukup menunjang tercapainya tujuan administrasi. Dengan kata lain, kegiatan tata usaha atau keskretariatan merupakan suatu bagian dari kegiatan administrasi. Adapun beberapa kegiatan kesekretariatan, antara lain :
1. Tulis menulis (rencana program, strategi pelaksanaan program, sampai evaluasi ).
2. Surat menyurat;
3. Kegiatan kearsipan dan agenda;
4. Pemilikan dan pemeliharaan buku induk organisasi;
5. pengiriman dan penerimaan surat; dan
6. data-data lain yang berkaitan langsung dengan kegiatan tulis menulis
A. Surat Menyurat
Di antara kegiatan Tata Usaha yang paling menonjol adalah kegiatan surat menyarat (korespondensi). Surat adalah suatu sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Hubungan yang terjadi antara pihak-pihak tersebut disebut kegiatan surat menyurat atau korespondensi. Selain sebagai sarana komunikasi, surat juga berfungsi sebagai:
1. Alat untuk menyampaikan pemberitahuan, permintaan atau permohonan buah pikiran/gagasan.
2. Alat bukti tertulis, misalnya surat perjanjian.
3. Alat untuk mengingat, misalnya surat yang diarsipkan.
4. Bukti sejarah, misalnya surat-surat yang bersejarah.
5. Pedoman kerja, misalnya surat keputusan dan surat perintah.
Jika dilihat dari segi bentuk, isi, dan bahasanya, surat dapat digolongkan atas 3 (tiga) jenis, yaitu:
1. surat pribadi,
2. surat dinas (resmi), dan
3. surat niaga.
Selain ketiga jenis surat tersebut, terdapat juga jenis surat yang lain, misalnya : surat edaran,surat pengumuman, surat perjanjian, dan surat keputusan.
Bagian-bagian surat dalam bentuk lurus (block style) :
(1) Kop/Kepala Surat;
(2) tanggal surat;
(3) nomor. Lampiran, perihal
(4) alamat,tujuan;
(5) salam pembuka;
(6) Isi surat
(7) Salam penutup;
(8) pengirim surat; dan
(9) tembusan
B. Kerasipan, Agenda
1. Arsip
Kegiatan Kearsipan terdiri atas pengelolaan arsip itu sendiri dan agenda. Arsip adalah suatu tempat penyimpanan dan pengolahan data-data tertulis, seperti surat-surat dan dokumendokumen. Arsip berarti pula dokumen tertulis yang berasal dari komunikasi tertulis ( Surat, akta, dan sebagainya) yang dikeluarkan instansi resmi, yang disimpan dan diperlihara ditempat khusus untuk referensi. Orang (ahli) yang biasa mengurus bagian penyimpanan dan pemeliharaan surat-surat disebut arsiper.
Arsip memiliki kegunaan sebagai berikut :
1. (seolah-olah) sebagai suatu pusat ingatan dari organisasi dalam memulihkan keterangan bila diperlukan.
2. Sebagai sarana pembuktian dalam peristiwa hukum
3. Arsip mempunyai nilai sejarah yang menggambarkan peristiwa-peristiwa lampau.
4. Arsip memberikan jasa dalam kemajuan dan perkembangan dunia keilmuan, dan lainlain.
System penyimpanan (pengarsipan) ada 5 (lima) macam, yaitu :
1) Sistem penyimpanan menurut abjad (Alfabetic Filling), yaitu penyusunan arsip berdasarkan nama orang atau organisasi utama.
2) Sistem penyimpanan menurut pkok soal (Subject Filling), yaitu penyusunan arsip didasarkan pada jenis dan isi surat..
3) Sistem penyimpanan menurut wilayah (Geografic Filling), yaitu penyusunan arsip didasarkan pada asal daerah surat..
4) Sistem penyimpanan menurut nomor (Numeric Filling), yaitu penyusunan arsip didasarkan angka nomor pada surat.
5) Sistem penyimpanan menurut tanggal (Chronological Filling), yaitu penyusunan arsip berdasarkan tanggal yang tertera pada surat tersebut.
2. Agenda
Buku agenda, adalah buku catatan yang bertanggal untuk satu tahun (periode) yang berfungsi untuk mencatat surat-surat, baik surat masuk maupun surat keluar. Orang yang bertugas mencatat surat masuk dan keluar (mengagendakan surat) disebut agendaris. Buku agenda dapat dibagi atas 2 (dua) macam, yaitu :
1) Agenda Tunggal, yaitu agenda yang menggunakan satu buku. Lembaran sebelah kiri untuk surat masuk dan sebelah kanan untuk surat keluar.
2) Agenda anda, yaitu agenda yang terdiri dari 2 (dua). Satu buku khusus untuk mencatat surat masuk, dan yang satunya lagi khusus untuk mencatat surat keluar.
C. Buku Induk dan Agenda Kegiatan
Buku induk merupakan buku-buku yang memuat data-data identitas pengurus/anggota organisasi yang bersangkutan. Buku ini berisi data-data atau identitas baik pengurus maupun anggota organisasi. Fungsi dari buku ini adalah untuk menginventarisasi data seluruh personal pengurus dan anggota organisasi lengkap dengan identitasnya.
Buku agenda kegiatan merupakan buku yang berisi data-data rangkaian kegiatan organisasi selama periode tertentu. Buku ini digunakan setiap organisasi, jawatan, instansi, dan badan badan yang berguna bagi kelengkapan administrasi dan laporan-laporan.
D. Proposal
Proposal adalah kumpulan dari serangkaian rencana kegiatan. Proposal biasanya dibuat saat akan dilaksanakannya suatu kegiatan. Proposal kegiatan ada yang bersifat formal dan ada juga yang bersifat non formal. Adapun susunan dari proposal kegiatan yang formal, antara lain :
1. Cover / sampul
2. Latar Belakang
3. Landasan Kegiatan
4. Tujuan Kegiatan
5. Tema dan Nama Kegiatan
6. Sasaran Kegiatan
7. Waktu Pelaksanaan ( Susunan Acara terlampir )
8. Materi Kegiatan
9. Susunan Kepanitiaan ( Terlampir )
10. Anggaran Biaya ( terlampir )
11. Penutup
12. Lembar Pengesahan
13. Lampiran ( susunan acara, susunan kepanitiaan, anggaran biaya )
14. Penawaran Kerjasama
E. Laporan pertanggungjawaban
Laporan pertanggungjawaban adalah suatu kumpulan dari setiap laporan kegiatan. Format Laporan tiap bidang :
No Proker Tempat Waktu Pelaksanaan Faktor Penunjang Faktor Penghambat Pemasukan Pengeluaran Indikator Keberhasilan
Adapun beberapa berkas yang harus ada dalam LPJ, antara lain :
1. Cover
2. Pendahuluan
3. Landasan Organisasi
4. Tujuan
5. GBHO
6. Program kerja selama 1 periode
7. Format Laporan Pertanggungjawaban selama 1 periode
8. Proposal setiap kegiatan
9. LPJ setiap kegiatan
10. Bon dan kuitansi
11. SPJ keuangan
12. Lampiran dan berkas – berkas dari setiap kegiatan
13. Notulensi Kegiatan
14. Daftar Hadir setiap rapat dan kegiatan
15. Penutup
16. Lembar Pengesahan
F. Notulensi
Notulensi ini berisi catatan berupa kesimpulan selama rapat. Penulis notulensi disebut notulen. Adapun format notulensi adalah sebagai berikut :
NOTULENSI RAPAT
Hari/Tanggal :
Tempat :
Waktu :
Pemimpin Rapat :
Agenda Rapat :
Pemimpin Rapat Sekretaris
G. Undangan Rapat (opsional)
ORGANISASI SISWA INTRA SEKOLAH
Jalan Sriwijaya IX No. 45 A
Cimahi, 28 April 2009
Nomor : 04/A/SU/PAN_SEM/PEND/ V/09
Perihal : Undangan Rapat Seminar
Kepada Yth.
Sdr/i
Assalamualaikum Wr.Wb,
Sehubungan dengan akan diadakannya rapat
Seminar 2009, maka dengan ini kami mengundang
rekan-rekan untuk hadir dalam kegiatan tersebut, yang
akan diadakan pada:
hari : Rabu, 29 April 2009
waktu : pukul 07.00 WIB s.d. selesai
tempat : Ruang OSIS
Mengingat pentingnya acara tersebut, maka
kehadiran rekan-rekan sangat kami harapkan.
Demikian surat undangan ini kami buat.
Atas perhatian rekan- rekan kami ucapkan terimakasih.
Ketua Pelaksana,
Fulan
NIS XXXXX
1. Tulis menulis (rencana program, strategi pelaksanaan program, sampai evaluasi ).
2. Surat menyurat;
3. Kegiatan kearsipan dan agenda;
4. Pemilikan dan pemeliharaan buku induk organisasi;
5. pengiriman dan penerimaan surat; dan
6. data-data lain yang berkaitan langsung dengan kegiatan tulis menulis
A. Surat Menyurat
Di antara kegiatan Tata Usaha yang paling menonjol adalah kegiatan surat menyarat (korespondensi). Surat adalah suatu sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Hubungan yang terjadi antara pihak-pihak tersebut disebut kegiatan surat menyurat atau korespondensi. Selain sebagai sarana komunikasi, surat juga berfungsi sebagai:
1. Alat untuk menyampaikan pemberitahuan, permintaan atau permohonan buah pikiran/gagasan.
2. Alat bukti tertulis, misalnya surat perjanjian.
3. Alat untuk mengingat, misalnya surat yang diarsipkan.
4. Bukti sejarah, misalnya surat-surat yang bersejarah.
5. Pedoman kerja, misalnya surat keputusan dan surat perintah.
Jika dilihat dari segi bentuk, isi, dan bahasanya, surat dapat digolongkan atas 3 (tiga) jenis, yaitu:
1. surat pribadi,
2. surat dinas (resmi), dan
3. surat niaga.
Selain ketiga jenis surat tersebut, terdapat juga jenis surat yang lain, misalnya : surat edaran,surat pengumuman, surat perjanjian, dan surat keputusan.
Bagian-bagian surat dalam bentuk lurus (block style) :
(1) Kop/Kepala Surat;
(2) tanggal surat;
(3) nomor. Lampiran, perihal
(4) alamat,tujuan;
(5) salam pembuka;
(6) Isi surat
(7) Salam penutup;
(8) pengirim surat; dan
(9) tembusan
B. Kerasipan, Agenda
1. Arsip
Kegiatan Kearsipan terdiri atas pengelolaan arsip itu sendiri dan agenda. Arsip adalah suatu tempat penyimpanan dan pengolahan data-data tertulis, seperti surat-surat dan dokumendokumen. Arsip berarti pula dokumen tertulis yang berasal dari komunikasi tertulis ( Surat, akta, dan sebagainya) yang dikeluarkan instansi resmi, yang disimpan dan diperlihara ditempat khusus untuk referensi. Orang (ahli) yang biasa mengurus bagian penyimpanan dan pemeliharaan surat-surat disebut arsiper.
Arsip memiliki kegunaan sebagai berikut :
1. (seolah-olah) sebagai suatu pusat ingatan dari organisasi dalam memulihkan keterangan bila diperlukan.
2. Sebagai sarana pembuktian dalam peristiwa hukum
3. Arsip mempunyai nilai sejarah yang menggambarkan peristiwa-peristiwa lampau.
4. Arsip memberikan jasa dalam kemajuan dan perkembangan dunia keilmuan, dan lainlain.
System penyimpanan (pengarsipan) ada 5 (lima) macam, yaitu :
1) Sistem penyimpanan menurut abjad (Alfabetic Filling), yaitu penyusunan arsip berdasarkan nama orang atau organisasi utama.
2) Sistem penyimpanan menurut pkok soal (Subject Filling), yaitu penyusunan arsip didasarkan pada jenis dan isi surat..
3) Sistem penyimpanan menurut wilayah (Geografic Filling), yaitu penyusunan arsip didasarkan pada asal daerah surat..
4) Sistem penyimpanan menurut nomor (Numeric Filling), yaitu penyusunan arsip didasarkan angka nomor pada surat.
5) Sistem penyimpanan menurut tanggal (Chronological Filling), yaitu penyusunan arsip berdasarkan tanggal yang tertera pada surat tersebut.
2. Agenda
Buku agenda, adalah buku catatan yang bertanggal untuk satu tahun (periode) yang berfungsi untuk mencatat surat-surat, baik surat masuk maupun surat keluar. Orang yang bertugas mencatat surat masuk dan keluar (mengagendakan surat) disebut agendaris. Buku agenda dapat dibagi atas 2 (dua) macam, yaitu :
1) Agenda Tunggal, yaitu agenda yang menggunakan satu buku. Lembaran sebelah kiri untuk surat masuk dan sebelah kanan untuk surat keluar.
2) Agenda anda, yaitu agenda yang terdiri dari 2 (dua). Satu buku khusus untuk mencatat surat masuk, dan yang satunya lagi khusus untuk mencatat surat keluar.
C. Buku Induk dan Agenda Kegiatan
Buku induk merupakan buku-buku yang memuat data-data identitas pengurus/anggota organisasi yang bersangkutan. Buku ini berisi data-data atau identitas baik pengurus maupun anggota organisasi. Fungsi dari buku ini adalah untuk menginventarisasi data seluruh personal pengurus dan anggota organisasi lengkap dengan identitasnya.
Buku agenda kegiatan merupakan buku yang berisi data-data rangkaian kegiatan organisasi selama periode tertentu. Buku ini digunakan setiap organisasi, jawatan, instansi, dan badan badan yang berguna bagi kelengkapan administrasi dan laporan-laporan.
D. Proposal
Proposal adalah kumpulan dari serangkaian rencana kegiatan. Proposal biasanya dibuat saat akan dilaksanakannya suatu kegiatan. Proposal kegiatan ada yang bersifat formal dan ada juga yang bersifat non formal. Adapun susunan dari proposal kegiatan yang formal, antara lain :
1. Cover / sampul
2. Latar Belakang
3. Landasan Kegiatan
4. Tujuan Kegiatan
5. Tema dan Nama Kegiatan
6. Sasaran Kegiatan
7. Waktu Pelaksanaan ( Susunan Acara terlampir )
8. Materi Kegiatan
9. Susunan Kepanitiaan ( Terlampir )
10. Anggaran Biaya ( terlampir )
11. Penutup
12. Lembar Pengesahan
13. Lampiran ( susunan acara, susunan kepanitiaan, anggaran biaya )
14. Penawaran Kerjasama
E. Laporan pertanggungjawaban
Laporan pertanggungjawaban adalah suatu kumpulan dari setiap laporan kegiatan. Format Laporan tiap bidang :
No Proker Tempat Waktu Pelaksanaan Faktor Penunjang Faktor Penghambat Pemasukan Pengeluaran Indikator Keberhasilan
Adapun beberapa berkas yang harus ada dalam LPJ, antara lain :
1. Cover
2. Pendahuluan
3. Landasan Organisasi
4. Tujuan
5. GBHO
6. Program kerja selama 1 periode
7. Format Laporan Pertanggungjawaban selama 1 periode
8. Proposal setiap kegiatan
9. LPJ setiap kegiatan
10. Bon dan kuitansi
11. SPJ keuangan
12. Lampiran dan berkas – berkas dari setiap kegiatan
13. Notulensi Kegiatan
14. Daftar Hadir setiap rapat dan kegiatan
15. Penutup
16. Lembar Pengesahan
F. Notulensi
Notulensi ini berisi catatan berupa kesimpulan selama rapat. Penulis notulensi disebut notulen. Adapun format notulensi adalah sebagai berikut :
NOTULENSI RAPAT
Hari/Tanggal :
Tempat :
Waktu :
Pemimpin Rapat :
Agenda Rapat :
Pemimpin Rapat Sekretaris
G. Undangan Rapat (opsional)
ORGANISASI SISWA INTRA SEKOLAH
Jalan Sriwijaya IX No. 45 A
Cimahi, 28 April 2009
Nomor : 04/A/SU/PAN_SEM/PEND/ V/09
Perihal : Undangan Rapat Seminar
Kepada Yth.
Sdr/i
Assalamualaikum Wr.Wb,
Sehubungan dengan akan diadakannya rapat
Seminar 2009, maka dengan ini kami mengundang
rekan-rekan untuk hadir dalam kegiatan tersebut, yang
akan diadakan pada:
hari : Rabu, 29 April 2009
waktu : pukul 07.00 WIB s.d. selesai
tempat : Ruang OSIS
Mengingat pentingnya acara tersebut, maka
kehadiran rekan-rekan sangat kami harapkan.
Demikian surat undangan ini kami buat.
Atas perhatian rekan- rekan kami ucapkan terimakasih.
Ketua Pelaksana,
Fulan
NIS XXXXX
Sabtu, 07 Agustus 2010
Mentoring#2 ===== Komunikasi, Rapat, Team Building
KOMUNIKASI
TUJUAN PEMBELAJARAN:
Mengetahui cara-cara komunikasi yang baik untuk diaplikasikan dalam kehidupan sehari-hari
INDIKATOR PEMBELAJARAN:
- Mentee mengetahui definisi komunikasi
- Mentee mengetahui tahapan dalam berkomunikasi
- Mentee mengerti cara berkomunikasi secara efektif
- Mentee mengetahui cara memperbaiki kemampuan komunikasinya
- Mentee mengerti tentang mendengar aktif dan cara menjadi pendengar aktif
Apa sih komunikasi itu?
Komunikasi adalah sebuah proses interaksi untuk berhubungan dari satu pihak ke pihak lainnya, yang pada awalnya berlangsung sangat sederhana dimulai dengan sejumlah ide-ide yang abstrak atau pikiran dalam otak seseorang untuk mencari data atau menyampaikan informasi yang kemudian dikemas menjadi sebentuk pesan untuk kemudian disampaikan secara langsung maupun tidak langsung menggunakan bahasa berbentuk visual, suara, atau tulisan.
Gimana caranya berkomunikasi dengan efektif?
Komunikasi efektif merupakan cara menyampaikan pesan kepada orang lain secara jelas dan tidak ambigu, juga cara menerima pesan yang dikirimkan orang lain dengan sesedikit mungkin kesalahpahaman.
Proses ini melibatkan pengirim dan penerima pesan, dan dapat dikacaukan oleh eror, pesan yang bertele-tele, serta misinterpretasi oleh pendengar, yang bisa mengakibatkan kebingungan. Komunikasi yang sukses berarti kita berhasil menyampaikan ide dan pikiran secara sempurna, ketika komunikasi tersebut gagal, maka ide yang dikirimkan tidak mencerminkan sesuatu yang benar-benar dipikirkan sehingga dapat menimbulkan kesalahpahaman.
Proses komunikasi itu kayak gimana? Apa aja sih tahap-tahap komunikasi itu?
Dalam berkomunikasi, terdapat bebrapa tahap yang akan kita lewati, dan pada tiap-tiap tahap dapat timbul masalah-masalah yang dapat menyebabkan kegagalan berkomunikasi.
1. Source (sumber)
Sebagai sumber, kita harus mengerti mengapa kita berkomunikasi, apa yang kita komunikasikan. Pastikan bahwa informasi tersebut akurat dan berguna.
2. Message
Merupakan ide dan pikiran yang akan disampaikan kepada pendengar.
3. Encoding
Merupakan proses merubah pesan yang akan disampaikan menjadi sesuatu yang dapat diterima oleh pendengar. Proses ini bergantung pada kemampuan kita menyampaikan pesan secara singkat dan jelas, juga kemampuan kita mengeliminasi faktor-faktor yang dapat mengacaukan proses komunikasi. Kita juga harus mengetahui dengan siapa kita berkomunikasi, agar komunkasi lebih efektif.
4. Channel
Merupakan media berkomunikasi. Channel komunikasi verbal contohnya: telepon, bertemu langsung, video call. Channel komunikasi tertulis : chatmeet, surat, sms, dll.
5. Receiver
Adalah penerima pesan, yaitu pendegar.
6. Decoding
Merupakan proses yang dilakukan oleh penerima untuk memahami pesan yang disampaikan, seperti membaca pesan, mendengarkan informasi. Faktor ini pun harus diperhatikan karena dapat menimbulkan kesalahpahaman, tergantung siapa penerima pesan tersebut.
7. Feedback
Setelah menerima informasi, pendengar akan memberikan feedback, baik verbal maupun nonverbal, yang menjadi indikasi bagi kita apakah apakah pendengar dapat mengerti pesan yang kita sampaikan atau tidak. Bila terjadi kesalahpahaman, kita dapat memberikan pesan untuk kedua kalinya.
Gimana cara kita menghilangkan penghalang dalam komunikasi?
1. Jangan membuat pesan yang terlalu panjang dan mengundang banyak kesalahan karena dapat menyebabkan banyak kesalahpahaman.
2. Jangan menyampaikan pesan terlalu cepat yang dapat membingungkan pendengar.
Trus, gimana caranya memperbaiki kemampuan berkomunikasi kita?
Joy Wetson dalam bukunya How an Ordinary Woman Can Have an Extraordinary Life menyarankan tujuh hal mengembangkan kemampuan komunikasi.
1. Bertanggungjawab atas apa yang didengar orang lain.
Artinya, kita perlu membuat orang mengerti apa maksud kita.
2. Bertanggungjawab atas apa yang kamu dengar.
Jangan terburu-buru mengambil kesimpulan atau membuat penafsiran dari apa yang kamu dengar. Pastikan bahwa kamu paham betul apa yang dimaksud pembicara.
3. Bertanggungjawab atas apa yang ingin kamu ungkapkan.
Artinya, sebelum menyampaikan dalam bentuk kalimat, kamu juga harus yakin dengan apa yang sebenarnya ingin kamu sampaikan.
4. Selaraskan maksud dengan tindakan. Jangan sampai mikirnya A tapi prakterknya B. Bingung kan? Intergritas kamu dalam hal ini akan dipertanyakan.
5. Dengarkan “kesunyian”. Disini diuji kepekaan kamu untuk menangkap kata-kata yang tak terucap. Misalnya bahasa tubuh dan raut wajah si pembicara. Seringkali hal-hal seperti ini justru lebih banyak mengandung makna daripada kata-kata.
6. Terbuka terhadap kritik. Seterbuka sikap kamu terhadap hal-hal positif yang disampaikan orang lain untuk kamu.
7. Bersikap fleksibel dan penuh pertimbangan.
Active Listening….Hmm..mendengar Aktif?? Apa lagi tuh?
Mendengar adalah salah satu kemampuan penting yang dapat kamu kuasai. Seberapa baik kamu mendengar akan memberikan pengaruh pada keefektifan bekerja dan hubungan dengan orang lain.
Untuk apa kita mendengar?
- Untuk mendapat informasi
- Untuk mengerti
- Untuk hiburan
- Untuk belajar
Menurut penelitian, kita hanya mampu menangkap 25-50% dari apa yang kita dengar. Jadi, bila kita mendengarkan seseorang selama 10 menit, kita hanya mengerti 2,5 – 5 menit dari apa yang dibicarakan. Namun, mendengar adalah salah satu kemampuan yang dapat dilatih. Dengan menjadi pendengar yang baik, kamu akan meningkatkan produktifitas, kemampuan mempengaruhi orang dan menghindari konflik dengan orang lain.
Cara menjadi pendengar yang baik adalah dengan berlatih menjadi active listener (pendengar aktif) dimana ada usaha untuk bukan saja mendengar kata-kata yang diucapkan orang lain, tapi juga mencoba mengerti seluruh pesan yang disampaikan. Untuk bisa melakukannya, kamu harus memberi perhatian penuh kepada pembicara.
Mau tau dong, gimana sih cara menjadi pendengar aktif??
1. Berikan perhatian
Berikan perhatian yang tidak terbagi pada pembicara dan perhatian pada informasi yang diberikan, dengan cara:
- Tatap langsung pembicara
- Singkirkan pikiran yang mengganggu
- Jangan terganggu oleh lingkungan
- Dengarkan bahasa tubuh si pembicara
- Jangan terlibat dengan pembicaraan lain jika berada dalam suatu kelompok
2. Tunjukan bahwa kamu mendengarkan
Gunakan bahasa tubuh dan gerakan-gerakan untuk menunjukkan bahwa kamu memperhatikan dengan cara:
- Sesekali mengangguk
- Tersenyum dan gunakan ekspresi wajah
- Beri dorongan pada pembicara untuk melanjutkan, dengan memberikan komentar verbal seperti “ya”, “terus?”, atau “hmm…”
3. Berikan feedback
Pikiran, asumsi atau pemahaman kita bisa mengaburkan apa yang kita dengar. Sebagai pendengar, peran kita adalah untuk mengerti apa yang dibicarakan, dan itu berarti membutuhkan refleksi dari apa yang kita dengar ataupun pertanyaan.
- Berikan refleksi dengan kata-kata “dari yang saya dengar…………” atau “dari yang saya tangkap barusan…………”
- Berikan pertanyaan untuk klarifikasi, misalnya “tadi kamu bilang……?” atau “saya kurang mengerti maksud kamu …….”
- Simpulkan informasi secara periodik.
4. Tunda pendapat
Interupsi sangat membuang waktu. Itu dapat membuat si pembicara frustasi dan membatasi pengertian kita.
- Biarkan pembicara selesai
- Jangan memotong dengan argumen-argumen.
5. Berikan respon yang cukup
Mendengar aktif adalah cara untuk mengerti dan menghormati. Jangan memojokkan ataupun membuat pembicara merasa rendah.
- Berikan respon yang jujur
- Nyatakan respon dengan penuh hormat
- Perlakukan orang lain seperti yang diinginkannya
Owh…sip…sip…sekarang aku tau apa itu komunikasi dan gimana cara berkomunikasi dengan baik… =)
“Good communication skills require a high level of self- awareness. By understanding your personal style of communicating, you will go a long way towards creating good and lasting impressions with others.”
MANAJEMEN RAPAT
TUJUAN PEMBELAJARAN:
Mengetahui cara menyelenggarakan rapat secara efektif untuk diaplikasikan dalam organisasi
INDIKATOR PEMBELAJARAN:
- Mentee mengerti fungsi diselenggarakannya rapat
- Mentee mengetahui tahap-tahap rapat yang baik
- Mentee mengetahui komponen-komponen dalam rapat beserta fungsinya
- Mentee mengerti cara menyelenggarakan rapat secara efektif
“beteeeeeeeeeeeee bangeeeeeeeeeeeeeet, rapatnya ga beres … bicara ngalor ngidul … topiknya gonta ganti … yang dulu dah diputuskan mental lagi … yang dulu pernah dibicarakan … dibicarakan lagi … berjam-jam terasa tanpa hasil … yang ada saling berdebat kusir hingga lempar tanggung jawab”
Pernah gak sih ngalamin hal kayak gitu?? Kejadian yang ngga jarang terjadi di suatu organisasi. Hwaaaaaa….pasti bete banget lah...Udah nyempet-nyempetin waktu buat rapat…eeh taunya ngga efektif… Nha, biar hal itu ngga terjadi sama kamu, kamu kudu nyimak materi yang satu ini… MANAJEMEN RAPAT… =)
Rapat merupakan kata yang sudah familiar kita dengar terutama di organisasi dimana kita beraktifitas di dalamnya. Bahkan, beberapa di antara kita mungkin sering melakukannya. Sebagai bagian dari sarana komunikasi dalam tim, rapat memiliki peranan yang sangat penting dalam upaya membangun sinergisasi gerak, menentukan arah dan mencapai visi.
Setidaknya ada beberapa alasan kenapa rapat harus dilakukan :
1. Sarana distribusi dan pertukaran informasi
2. Menjalankan peran dan fungsi organisasi
3. Memerlukan prespektif yang berbeda (brainstorming)
4. Untuk pemecahan masalah, kerjasama, koordinasi antar personal, tim atau bidang
5. Mencari komitmen bersama terhadap suatu keputusan atau kebijakan.
Secara general, rencana rapat harus memenuhi unsur 5W + 1H, yakni :
1. Why, mengapa rapat diselenggarakan
2. What, agenda rapat atau materi yang akan dibahas dalam rapat
3. Who, siapa peserta rapat, ini menyangkut penetuan orang yang akan diundang rapat sesuai dengan materi rapat. Orang-orang yang perlu diundang dalam rapat ialah yang :
• perlu memberikan persetujuan
• punya keahlian atau informasi yang diperlukan
• punya keahlian dan intelegensia untuk membantu kelompok menghasilkan gagasan yang dibuat
• akan melaksanakan keputusan
4. Where, di mana rapat akan diselenggarakan
5. When, kapan rapat akan diselenggarakan
6. How, bagaimana rapat akan diselenggarakan. Formal atau non formal, terbuka atau tertutup
Seperti yang kita ketahui, rapat menjadi bagian yang tidak terpisahkan dalam organisasi. Rapat dapat menghabiskan sumber daya manusia dan tenaga. Oleh karena itu, kita perlu menguasai trik-trik untuk mengadakan rapat secara efektif. Rapat yang baik dibagi menjadi 5 tahap, yaitu:
1. Persiapan
Sebelum memimpin rapat, sebagai seorang pemimpin kita harus melakukan persiapan terlebih dahulu. Pada tahap ini kita dapat menentukan beberapa hal, di antaranya : kapan dan dimana rapat akan dilakukan, jadwal dan agenda atau tujuan rapat yang sederhana dan jelas, memberikan pemberitahuan (yang akan di undang rapat harus menerima pemberitahuan sebelumnya), mempersiapkan tempat rapat dan peralatan yang dibutuhkan.
2. Pembukaan
Rapat dimulai tepat waktu dengan sebelumnya menentukan sampai pukul berapa rapat akan dilaksanakan. Alokasikan waktu untuk tiap butir agenda rapat. Tentukan siapa saja yang akan menjadi notulis/ pencatat rapat.
3. Evaluasi kegiatan sebelumnya
Cek perkembangan tugas yang diberikan pada peserta rapat dalam pertemuan sebelumnya. Koreksi agenda rapat sebelumnya.
4. Pembahasan agenda rapat
Untuk setiap agenda rapat, perhatikan agar pemakaian waktu tidak jauh melebihi alokasi waktu yang telah disepakati. Setiap peserta rapat harus memiliki kesempatan yang sama untuk mengemukakan pendapat dan jangan sampai ada pihak yang mendominasi.
Disini kemampuan seorang pemimpin rapat akan diuji. Kemampuan itu akan terlihat dalam hal : kemampuan mendengar dengan aktif, mengetahui persoalan dengan rinci, memandu jalannya diskusi, memotong diskusi yang tidak relevan, mampu menerima kritik , memantau waktu rapat, menyimpulkan hasil rapat dengan sederhana dan mudah dimengerti.
5. Penutupan
Hasil keputusan dibicarakan kembali, buat rencana apa yang akan dibahas pada pertemuan selanjutnya, bagikan tugas pada peserta rapat. Tentukan pula waktu pertemuan selanjutnya bila memang ada.
Seringkali peserta rapat lupa atau kurang komitmen dengan apa yang telah dibicarakan atau telah disepakati bersama. Pekerjaan yang harus dilakukan oleh pemimpin adalah “mengingatkan” hasil hasil rapat dan menjamin pelaksanaan hasil rapat.
Untuk menghindari hal hal di atas, sebaiknya kita melakukan hal hal berikut :
o Membagikan hasil rapat secara tertulis
o Membuat rencana tindakan sederhana dalam suatu lembar (sheet) yang terdiri atas: pekerjaan/aktivitas yang disepakati, oleh siapa, jadwalnya dan status dari kegiatan tersebut (who, to do what, when, and the status)
o Memantau semua aktivitas beserta pelaksanaan dari hasil rapat.
o Hasil pantauan sebaiknya dibicarakan secara singkat pada rapat berikutnya.
Yang tak kalah pentingnya, terdapat komponen-komponen rapat yang dibutuhkan untuk menciptakan rapat yang efektif:
1. Agenda
Agenda rapat sebaiknya diberikan kepada peserta rapat sebelum rapat diadakan. Agenda bisa dibuat setelah tujuan serta peserta rapat ditentukan. Hal yang perlu dicantumkan dalam agenda rapat adalah:
- waktu/tanggal rapat dan perkiraan selesainya rapat
- lokasi rapat
- topic (garis besar dan juga detailnya jika diperlukan)
- alokasi waktu untuk setiap topic
2. Aturan dasar rapat
Beberapa contoh aturan rapat:
- Waktu mulai dan selesai rapat
Untuk memulai rapat pada waktunya, paling mudah dilakukan dengan menutup pintu ruang rapat (kalau ada). Jangan membuang waktu peserta rapat yang datang tepat pada waktunya dengan mengulang diskusi untuk peserta yang terlambat.
- Matikan telepon genggam atau set ke silent mode
Gangguan dari suara telepon dikurangi atau ditiadakan sehingga tidak menyita waktu dari peserta rapat.
- Partisipasi setiap peserta dalam rapat
Peserta rapat biasanya diundang untuk dapat memberikan masukan terhadap topik yang dibahas pada rapat.
- Satu macam pembicaraan setiap saat
Pembicaraan yang terpisah akan mengganggu peserta yang lain. Jika hal yang dibicarakan secara terpisah sangat penting, laporkan kepada pemimpin rapat untuk dibahas secara terbuka.
- Setiap ide adalah ide yang bagus.
Jangan remehkan ide orang lain, tetapi jajaki kemungkinan penerapan dari ide yang disampaikan peserta. Setidaknya hal ini akan menghangatkan diskusi, partisipasi, dan antusiasme peserta.
- Bahas idenya, jangan orangnya.
Kalau ada ide atau pernyataan yang tidak dapat diterima, pastikan supaya didiskusikan dengan baik. Jika perlu klarifikasikan ide tersebut kepada pencetus ide untuk mencegah terjadinya kesalahpahaman.
3. Pemimpin rapat
Yang bertindak sebagai pemimpin rapat biasanya ketua organisasi yang bersangkutan. Namun tidak jarang karena berbagai pertimbangan, sekretaris diminta untuk memimpin rapat oleh ketua. Karena itu, mau tidak mau, sekretaris selain mampu dalam mengelola rapat, juga harus piawai memimpin rapat. Ada beberapa hal yang perlu disiapkan dalam memimpin rapat, yaitu:
- memahami tujuan rapat yang akan diselenggarakan
- mengetahui wewenang dan tugas pemimpin rapat
- memahami setiap acara rapat
- memahami perencanaan prosedur rapat
- menghubungi notulis rapat
- mengatur petugas konsumsi dan akomodasi (jika ada)
- mempersiapkan perlengkapan rapat
- memeriksa ruangan rapat
Pimpinan rapat yang baik memenuhi kriteria sebagai berikut :
- berbicara spontan
- mengemukakan gagasan cemerlang
- mampu memotivasi peserta rapat untuk aktif dalam rapat
- mewakili kepentingan pimpinan dengan baik, sehingga tanpa kehadiran pimpinan, rapat tetap mencapai hasil sesuai dengan yang diharapkan
4. Tentukan petugas pendukung rapat
Petugas-petugas untuk mendukung rapat yang produktif adalah:
- Penjaga Waktu (time keeper)
Sesuai dengan namanya, penjaga waktu memastikan bahwa rapat berjalan seiring dengan durasi rapat yang sudah ditentukan di agenda. Jika ada topik rapat yang belum sepenuhnya dibahas di dalam rapat, peserta rapat harus menentukan apakah perlu diadakan rapat lanjutan atau dibahas secara off-line.
- Penulis (notulis)
Penulis bertugas untuk mencatat ide-ide yang dibahas dalam rapat, termasuk keputusan dan tindak lanjutnya. Notulen rapat dibuat oleh penulis untuk mencatat hal-hal tersebut di atas, terutama untuk memantau tindak lanjut dari keputusan yang diambil dalam rapat.
- ‘Tukang parkir’.
Peran tukang parkir adalah untuk menangkap ide, komentar, atau isu yang ada hubungannya dengan topik rapat tetapi berada di luar cakupan rapat. Topik yang ada di luar cakupan rapat bisa membawa rapat keluar dari jalurnya sehingga tukang parkir perlu memantau rapat dengan cermat agar rapat bisa berjalan sesuai topik yang ada dalam agenda dan memastikan diskusi yang terarah
5. Notulen Rapat (catatan hasil rapat)
Notulen rapat berisi informasi tentang diskusi yang dilakukan selama rapat dan juga keputusan yang diambil oleh peserta rapat. Notulen rapat juga berisi komitmen, langkah, dan tindak lanjut yang perlu dilakukan. Sedikitnya, notulen rapat harus berisi informasi tentang siapa, apa, kapan, bagaimana, dan mengapa. Penulis sebaiknya mengkaji ulang catatan-catatan yang ditulis sebelum rapat dibubarkan untuk memastikan point-point penting sudah tercatat.
6. ‘Tempat Parkir’
Tempat parkir yang dimaksud dalam rapat adalah tempat untuk menyimpan sementara topik, isu atau komentar yang berada di luar topik rapat. Biasanya tukang parkir menulis topik yang berada di luar topik rapat tersebut di selembar kertas dan ditempelkan di tempat parkir. Pada akhir rapat, tukang parkir akan kembali mengemukakan catatan-catatan tersebut dan peserta rapat bisa mengambil keputusan apakah perlu diadakan rapat terpisah untuk membahas topik tersebut atau bisa ditindak lanjuti oleh orang-orang yang terkait tanpa harus mengadakan rapat.
Sepuluh rumus untuk melaksanakan rapat dengan sukses adalah :
Adakan rapat hanya kalau memang dibutuhkan
Rencanakan suatu rapat dengan baik
Siapkan dan edarkan agenda ke semua peserta rapat
Waktu dan jadwal rapat sangat berharga
Kendalikan rapat tersebut
Undanglah yang paling berkompetensi dan mempunyai pengalaman
Catat semua rekomendasi serta tugas kepada anggota
Berikan kesimpulan rapat secara tuntas dan sederhana
Buatlah keputusan rapat dapat diimplementasikan
Evaluasi hasil rapat serta implementasinya secara objektif
TEAM WORK TEAM BUILDING
TUJUAN PEMBELAJARAN:
Memahami arti kerjasama tim untuk diaplikasikan dalam kehidupan berorganisasi
INDIKATOR PEMBELAJARAN:
- Mentee mengerti pentingnya kerja tim
- Mentee mengetahui karakteristik tim yang baik
- Mentee mengetahui cara membentuk tim yang efektif
“The moment you start doing anything at all with another person, you’ve established a team. Begin a conversation, pick up the phone, brainstorms an idea and you’re in a teamwork…”
Team Work..
Apakah kamu tahu apa arti yang terkandung didalam 2 buah kata ini dan apa pentingnya jika kamu mampu untuk menciptakan sebuah tim? Katanya, tim dibentuk agar tercipta pekerjaan yang hasilnya maksimal tapi dikerjakan dengan lebih ringan. Bener ngga sih??
Nah, disini kita akan membahas lebih jauh tentang masalah ini : TEAM WORK TEAM BUILDING (TWTB). Dari arti katanya, team work berarti kerja tim, kerja sama, atau sama-sama bekerja, sedangkan team building berarti proses bagaimana cara membangun sebuah good team dari segala aspek dan konsekuensi yang ada.
Sebagai makhluk sosial, kita tidak bisa hanya mengandalkan kemampuan sendiri. Perlu saling bantu-membantu satu dengan yang lainnya agar tercipta hasil yang maksimal. Dalam suatu organisasi apapun, jika tidak menjalankan peran yang semestinya, maka tujuan yang ingin dicapai juga tidak terwujud maksimal.
Karakteristik sebuah tim:
- Harus sadar akan adanya persatuan di setiap anggotanya.
- Harus ada interpersonal relationship. Setiap anggota mempunyai kesempatan untuk berkontribusi, belajar dan bekerja dengan yang lainnya.
- Setiap anggota harus mempunyai kemampuan untuk bekerja bersama-sama untuk mencapai tujuan.
Inilah dasar yang dijadikan acuan oleh setiap tim. Tidak mungkin kan, sebuah tim terbentuk tanpa adanya tujuan. Lalu, bagaimana cara kita membentuk sebuah tim yang baik? Ini dia penjabarannya:
10 karakteristik good team
1. Purpose
Setiap anggota memberikan pendapatnya, untuk apa team ini dibentuk. Ingat kembali akan pentingnya tujuan!
2. Priorities
Hal ini berkaitan dengan pekerjaan yang akan dilaksanakan oleh setiap anggota. Ada baiknya, jika setiap orang tahu pekerjaan apa yang harus didahulukan. Misal, dalam sebuah tim pembedah jantung, sebelum dilakukan pembedahan, didahului oleh tindakan pembiusan. Kalau ini dilakukan terbalik, bahaya kan..^^
3. Roles
Anggota tahu peranannya masing-masing dalam mengerjakan tugas. Jangan sampai ada tumpang tindih peran dalam pengerjaannya.
4. Decisions
Setiap anggota harus benar-benar mengerti terhadap setiap keputusan yang diambil oleh kelompoknya. Mengapa dalam suatu masalah, keputusannya demikian. Hal ini penting untuk menghindari konflik yang mungkin timbul.
5. Conflict
Jika konflik ini ada, apapun penyebabnya, tentunya harus ditangani dengan pikiran yang terbuka dan hal ini pun akan menjadi pendewasaan bagi anggotanya.
6. Personal traits
Setiap anggota harus merasa bahwa mereka memiliki personalitas yang unik, memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing serta tidak ada anggota yang merasa tidak berguna bagi kelompoknya.
7. Norms
Aturan-aturan kelompok dibentuk agar tercipta keadilan di setiap anggotanya.
8. Effectiveness
Setiap anggota dapat merasakan pertemuan yang efektif dan efisien untuk bersama-sama menyelesaikan tujuan tim.
9. Success
Anggota saling mengetahui ketika timnya meraih kesuksesan sehingga bisa saling berbangga hati.
10. Training
Perlu diadakan kesempatan untuk melakukan perbaikan dan peningkatan kemampuan yang tentunya akan sangat bermanfaat untuk setiap anggota tim.
Dari 10 karakteristik ini, banyak sekali tim yang mengeluh karena pertemuan yang kurang efektif. Mengapa hal ini bisa terjadi dan bagaimana sih cara untuk membentuk tim yang efektif itu?
Guidelines for effective team membership:
- Setiap anggota harus berkontribusi dalam memberikan ide dan solusi
- Mengenali perbedaan satu dengan yang lain
- Menghargai ide dan solusi dari kontribusi setiap anggota
- Mendengarkan dan saling berbagi tentang informasi yang didapatkan
- Setiap anggota berhak untuk bertanya dan mendapatkan penjelasan
- Berpartisipasi penuh dan memegang teguh komitmen
- Berusaha untuk menang (jika tim dibentuk untuk perlombaan) dan dapat mencapai tujuan
- Setiap anggota dapat merasakan kegembiraan dan bisa saling peduli satu dengan yang lainnya
Dengan adanya guidelines ini, mudah-mudahan tidak terjadi lagi hal yang demikian. Asalkan, setiap anggotanya dapat mengimplementasikannya ke dalam dunia nyata.
Ilustrasi lainnya….
SUPERMAN in SUPERTEAM
Pernah nonton mamamia, supermama, atau supersoulmate ga?? Pernah memperhatikan?? Disana mereka baik antara ibu dan anak atau dua orang sahabat, orang-orang tersebut akan menjadi superman dan memainkan peranannya seperti bernyanyi dan seorang lain akan menjadi superman lain yang akan merayu para juri votelock untuk memberikan suaranya. Ya nggak?? Disana semua orang akan menjadi superman dan akan memainkan peranannya sehingga superteam akan terbentuk, dan dari superteam ini hanya satulah yang bertahan dan akan menjadi super superteam.
How to be a superman in superteam??
Untuk menciptakan superteam dibutuhkan superman-superman yang tak hanya tangguh secara kognisi, tapi juga afeksi dan psikomotor. Dengan kata lain, superman yang dibutuhkan dalam superteam tersebut adalah orang-orang yang tidak hanya cerdas tapi juga berakhlak mulia serta mengerti peranannya dalam team tersebut dan mampu menjalankan peran tersebut bersama-sama untuk mencapai tujuan, mendobrak batas, mengalahkan rasa takut, dan melewati segala keterbatasan yang ada.
Sebuah tim dikatakan sukses jika mereka dapat melakukan hal yang lebih besar dan bekerja lebih efektif bila dibandingkan mreka bekerja seorang diri. Setiap anggota memiliki kontribusi masing-masing. Tetapi ada dua hal yang perlu kita perhatikan. Yang pertama, dalam mencapai sebuah tim yang efektif, kita harus tahu akan perbedaan keahlian dan personalitas diantara anggotanya masing-masing. Dalam bidang keahlian, apabila seseorang memiliki keahlian yang lebih dibanding angootanya yang lain, mereka harus bisa saling melengkapi. Dalam perbedaan personalitas, sering sekali menjadi pemicu suatu konflik karena personalitas yang saling bersebrangan dan tidak bisa diselesaikan. Yang kedua, kita pun harus selalu ingat akan tujuan yang akan kita capai, yakni tujuan tim. Harus ada komunikasi yang baik dan keharmonisan di setiap anggota tim. Dan setiap anggota harus saling percaya. Selain itu, kekeluargaan, kepercayaan, kreativitas, saling melengkapi, loyalitas, totalitas juga tak dapat dipisahkan dalam membentuk sebuah tim. Karena tanpa kepercayaan, semua arah kerja akan kacau. Tanpa kreativitas tak akan ada program dan tujuan yang ingin diwujudkan. Tanpa totalitas tak akan ada komitmen dan rasa saling melengkapi dalam membangun ide.
Perlu kamu ingat juga lho, karena sebuah tim adalah keluarga, jadi susah senang dibagi bersama-sama… =)
TUJUAN PEMBELAJARAN:
Mengetahui cara-cara komunikasi yang baik untuk diaplikasikan dalam kehidupan sehari-hari
INDIKATOR PEMBELAJARAN:
- Mentee mengetahui definisi komunikasi
- Mentee mengetahui tahapan dalam berkomunikasi
- Mentee mengerti cara berkomunikasi secara efektif
- Mentee mengetahui cara memperbaiki kemampuan komunikasinya
- Mentee mengerti tentang mendengar aktif dan cara menjadi pendengar aktif
Apa sih komunikasi itu?
Komunikasi adalah sebuah proses interaksi untuk berhubungan dari satu pihak ke pihak lainnya, yang pada awalnya berlangsung sangat sederhana dimulai dengan sejumlah ide-ide yang abstrak atau pikiran dalam otak seseorang untuk mencari data atau menyampaikan informasi yang kemudian dikemas menjadi sebentuk pesan untuk kemudian disampaikan secara langsung maupun tidak langsung menggunakan bahasa berbentuk visual, suara, atau tulisan.
Gimana caranya berkomunikasi dengan efektif?
Komunikasi efektif merupakan cara menyampaikan pesan kepada orang lain secara jelas dan tidak ambigu, juga cara menerima pesan yang dikirimkan orang lain dengan sesedikit mungkin kesalahpahaman.
Proses ini melibatkan pengirim dan penerima pesan, dan dapat dikacaukan oleh eror, pesan yang bertele-tele, serta misinterpretasi oleh pendengar, yang bisa mengakibatkan kebingungan. Komunikasi yang sukses berarti kita berhasil menyampaikan ide dan pikiran secara sempurna, ketika komunikasi tersebut gagal, maka ide yang dikirimkan tidak mencerminkan sesuatu yang benar-benar dipikirkan sehingga dapat menimbulkan kesalahpahaman.
Proses komunikasi itu kayak gimana? Apa aja sih tahap-tahap komunikasi itu?
Dalam berkomunikasi, terdapat bebrapa tahap yang akan kita lewati, dan pada tiap-tiap tahap dapat timbul masalah-masalah yang dapat menyebabkan kegagalan berkomunikasi.
1. Source (sumber)
Sebagai sumber, kita harus mengerti mengapa kita berkomunikasi, apa yang kita komunikasikan. Pastikan bahwa informasi tersebut akurat dan berguna.
2. Message
Merupakan ide dan pikiran yang akan disampaikan kepada pendengar.
3. Encoding
Merupakan proses merubah pesan yang akan disampaikan menjadi sesuatu yang dapat diterima oleh pendengar. Proses ini bergantung pada kemampuan kita menyampaikan pesan secara singkat dan jelas, juga kemampuan kita mengeliminasi faktor-faktor yang dapat mengacaukan proses komunikasi. Kita juga harus mengetahui dengan siapa kita berkomunikasi, agar komunkasi lebih efektif.
4. Channel
Merupakan media berkomunikasi. Channel komunikasi verbal contohnya: telepon, bertemu langsung, video call. Channel komunikasi tertulis : chatmeet, surat, sms, dll.
5. Receiver
Adalah penerima pesan, yaitu pendegar.
6. Decoding
Merupakan proses yang dilakukan oleh penerima untuk memahami pesan yang disampaikan, seperti membaca pesan, mendengarkan informasi. Faktor ini pun harus diperhatikan karena dapat menimbulkan kesalahpahaman, tergantung siapa penerima pesan tersebut.
7. Feedback
Setelah menerima informasi, pendengar akan memberikan feedback, baik verbal maupun nonverbal, yang menjadi indikasi bagi kita apakah apakah pendengar dapat mengerti pesan yang kita sampaikan atau tidak. Bila terjadi kesalahpahaman, kita dapat memberikan pesan untuk kedua kalinya.
Gimana cara kita menghilangkan penghalang dalam komunikasi?
1. Jangan membuat pesan yang terlalu panjang dan mengundang banyak kesalahan karena dapat menyebabkan banyak kesalahpahaman.
2. Jangan menyampaikan pesan terlalu cepat yang dapat membingungkan pendengar.
Trus, gimana caranya memperbaiki kemampuan berkomunikasi kita?
Joy Wetson dalam bukunya How an Ordinary Woman Can Have an Extraordinary Life menyarankan tujuh hal mengembangkan kemampuan komunikasi.
1. Bertanggungjawab atas apa yang didengar orang lain.
Artinya, kita perlu membuat orang mengerti apa maksud kita.
2. Bertanggungjawab atas apa yang kamu dengar.
Jangan terburu-buru mengambil kesimpulan atau membuat penafsiran dari apa yang kamu dengar. Pastikan bahwa kamu paham betul apa yang dimaksud pembicara.
3. Bertanggungjawab atas apa yang ingin kamu ungkapkan.
Artinya, sebelum menyampaikan dalam bentuk kalimat, kamu juga harus yakin dengan apa yang sebenarnya ingin kamu sampaikan.
4. Selaraskan maksud dengan tindakan. Jangan sampai mikirnya A tapi prakterknya B. Bingung kan? Intergritas kamu dalam hal ini akan dipertanyakan.
5. Dengarkan “kesunyian”. Disini diuji kepekaan kamu untuk menangkap kata-kata yang tak terucap. Misalnya bahasa tubuh dan raut wajah si pembicara. Seringkali hal-hal seperti ini justru lebih banyak mengandung makna daripada kata-kata.
6. Terbuka terhadap kritik. Seterbuka sikap kamu terhadap hal-hal positif yang disampaikan orang lain untuk kamu.
7. Bersikap fleksibel dan penuh pertimbangan.
Active Listening….Hmm..mendengar Aktif?? Apa lagi tuh?
Mendengar adalah salah satu kemampuan penting yang dapat kamu kuasai. Seberapa baik kamu mendengar akan memberikan pengaruh pada keefektifan bekerja dan hubungan dengan orang lain.
Untuk apa kita mendengar?
- Untuk mendapat informasi
- Untuk mengerti
- Untuk hiburan
- Untuk belajar
Menurut penelitian, kita hanya mampu menangkap 25-50% dari apa yang kita dengar. Jadi, bila kita mendengarkan seseorang selama 10 menit, kita hanya mengerti 2,5 – 5 menit dari apa yang dibicarakan. Namun, mendengar adalah salah satu kemampuan yang dapat dilatih. Dengan menjadi pendengar yang baik, kamu akan meningkatkan produktifitas, kemampuan mempengaruhi orang dan menghindari konflik dengan orang lain.
Cara menjadi pendengar yang baik adalah dengan berlatih menjadi active listener (pendengar aktif) dimana ada usaha untuk bukan saja mendengar kata-kata yang diucapkan orang lain, tapi juga mencoba mengerti seluruh pesan yang disampaikan. Untuk bisa melakukannya, kamu harus memberi perhatian penuh kepada pembicara.
Mau tau dong, gimana sih cara menjadi pendengar aktif??
1. Berikan perhatian
Berikan perhatian yang tidak terbagi pada pembicara dan perhatian pada informasi yang diberikan, dengan cara:
- Tatap langsung pembicara
- Singkirkan pikiran yang mengganggu
- Jangan terganggu oleh lingkungan
- Dengarkan bahasa tubuh si pembicara
- Jangan terlibat dengan pembicaraan lain jika berada dalam suatu kelompok
2. Tunjukan bahwa kamu mendengarkan
Gunakan bahasa tubuh dan gerakan-gerakan untuk menunjukkan bahwa kamu memperhatikan dengan cara:
- Sesekali mengangguk
- Tersenyum dan gunakan ekspresi wajah
- Beri dorongan pada pembicara untuk melanjutkan, dengan memberikan komentar verbal seperti “ya”, “terus?”, atau “hmm…”
3. Berikan feedback
Pikiran, asumsi atau pemahaman kita bisa mengaburkan apa yang kita dengar. Sebagai pendengar, peran kita adalah untuk mengerti apa yang dibicarakan, dan itu berarti membutuhkan refleksi dari apa yang kita dengar ataupun pertanyaan.
- Berikan refleksi dengan kata-kata “dari yang saya dengar…………” atau “dari yang saya tangkap barusan…………”
- Berikan pertanyaan untuk klarifikasi, misalnya “tadi kamu bilang……?” atau “saya kurang mengerti maksud kamu …….”
- Simpulkan informasi secara periodik.
4. Tunda pendapat
Interupsi sangat membuang waktu. Itu dapat membuat si pembicara frustasi dan membatasi pengertian kita.
- Biarkan pembicara selesai
- Jangan memotong dengan argumen-argumen.
5. Berikan respon yang cukup
Mendengar aktif adalah cara untuk mengerti dan menghormati. Jangan memojokkan ataupun membuat pembicara merasa rendah.
- Berikan respon yang jujur
- Nyatakan respon dengan penuh hormat
- Perlakukan orang lain seperti yang diinginkannya
Owh…sip…sip…sekarang aku tau apa itu komunikasi dan gimana cara berkomunikasi dengan baik… =)
“Good communication skills require a high level of self- awareness. By understanding your personal style of communicating, you will go a long way towards creating good and lasting impressions with others.”
MANAJEMEN RAPAT
TUJUAN PEMBELAJARAN:
Mengetahui cara menyelenggarakan rapat secara efektif untuk diaplikasikan dalam organisasi
INDIKATOR PEMBELAJARAN:
- Mentee mengerti fungsi diselenggarakannya rapat
- Mentee mengetahui tahap-tahap rapat yang baik
- Mentee mengetahui komponen-komponen dalam rapat beserta fungsinya
- Mentee mengerti cara menyelenggarakan rapat secara efektif
“beteeeeeeeeeeeee bangeeeeeeeeeeeeeet, rapatnya ga beres … bicara ngalor ngidul … topiknya gonta ganti … yang dulu dah diputuskan mental lagi … yang dulu pernah dibicarakan … dibicarakan lagi … berjam-jam terasa tanpa hasil … yang ada saling berdebat kusir hingga lempar tanggung jawab”
Pernah gak sih ngalamin hal kayak gitu?? Kejadian yang ngga jarang terjadi di suatu organisasi. Hwaaaaaa….pasti bete banget lah...Udah nyempet-nyempetin waktu buat rapat…eeh taunya ngga efektif… Nha, biar hal itu ngga terjadi sama kamu, kamu kudu nyimak materi yang satu ini… MANAJEMEN RAPAT… =)
Rapat merupakan kata yang sudah familiar kita dengar terutama di organisasi dimana kita beraktifitas di dalamnya. Bahkan, beberapa di antara kita mungkin sering melakukannya. Sebagai bagian dari sarana komunikasi dalam tim, rapat memiliki peranan yang sangat penting dalam upaya membangun sinergisasi gerak, menentukan arah dan mencapai visi.
Setidaknya ada beberapa alasan kenapa rapat harus dilakukan :
1. Sarana distribusi dan pertukaran informasi
2. Menjalankan peran dan fungsi organisasi
3. Memerlukan prespektif yang berbeda (brainstorming)
4. Untuk pemecahan masalah, kerjasama, koordinasi antar personal, tim atau bidang
5. Mencari komitmen bersama terhadap suatu keputusan atau kebijakan.
Secara general, rencana rapat harus memenuhi unsur 5W + 1H, yakni :
1. Why, mengapa rapat diselenggarakan
2. What, agenda rapat atau materi yang akan dibahas dalam rapat
3. Who, siapa peserta rapat, ini menyangkut penetuan orang yang akan diundang rapat sesuai dengan materi rapat. Orang-orang yang perlu diundang dalam rapat ialah yang :
• perlu memberikan persetujuan
• punya keahlian atau informasi yang diperlukan
• punya keahlian dan intelegensia untuk membantu kelompok menghasilkan gagasan yang dibuat
• akan melaksanakan keputusan
4. Where, di mana rapat akan diselenggarakan
5. When, kapan rapat akan diselenggarakan
6. How, bagaimana rapat akan diselenggarakan. Formal atau non formal, terbuka atau tertutup
Seperti yang kita ketahui, rapat menjadi bagian yang tidak terpisahkan dalam organisasi. Rapat dapat menghabiskan sumber daya manusia dan tenaga. Oleh karena itu, kita perlu menguasai trik-trik untuk mengadakan rapat secara efektif. Rapat yang baik dibagi menjadi 5 tahap, yaitu:
1. Persiapan
Sebelum memimpin rapat, sebagai seorang pemimpin kita harus melakukan persiapan terlebih dahulu. Pada tahap ini kita dapat menentukan beberapa hal, di antaranya : kapan dan dimana rapat akan dilakukan, jadwal dan agenda atau tujuan rapat yang sederhana dan jelas, memberikan pemberitahuan (yang akan di undang rapat harus menerima pemberitahuan sebelumnya), mempersiapkan tempat rapat dan peralatan yang dibutuhkan.
2. Pembukaan
Rapat dimulai tepat waktu dengan sebelumnya menentukan sampai pukul berapa rapat akan dilaksanakan. Alokasikan waktu untuk tiap butir agenda rapat. Tentukan siapa saja yang akan menjadi notulis/ pencatat rapat.
3. Evaluasi kegiatan sebelumnya
Cek perkembangan tugas yang diberikan pada peserta rapat dalam pertemuan sebelumnya. Koreksi agenda rapat sebelumnya.
4. Pembahasan agenda rapat
Untuk setiap agenda rapat, perhatikan agar pemakaian waktu tidak jauh melebihi alokasi waktu yang telah disepakati. Setiap peserta rapat harus memiliki kesempatan yang sama untuk mengemukakan pendapat dan jangan sampai ada pihak yang mendominasi.
Disini kemampuan seorang pemimpin rapat akan diuji. Kemampuan itu akan terlihat dalam hal : kemampuan mendengar dengan aktif, mengetahui persoalan dengan rinci, memandu jalannya diskusi, memotong diskusi yang tidak relevan, mampu menerima kritik , memantau waktu rapat, menyimpulkan hasil rapat dengan sederhana dan mudah dimengerti.
5. Penutupan
Hasil keputusan dibicarakan kembali, buat rencana apa yang akan dibahas pada pertemuan selanjutnya, bagikan tugas pada peserta rapat. Tentukan pula waktu pertemuan selanjutnya bila memang ada.
Seringkali peserta rapat lupa atau kurang komitmen dengan apa yang telah dibicarakan atau telah disepakati bersama. Pekerjaan yang harus dilakukan oleh pemimpin adalah “mengingatkan” hasil hasil rapat dan menjamin pelaksanaan hasil rapat.
Untuk menghindari hal hal di atas, sebaiknya kita melakukan hal hal berikut :
o Membagikan hasil rapat secara tertulis
o Membuat rencana tindakan sederhana dalam suatu lembar (sheet) yang terdiri atas: pekerjaan/aktivitas yang disepakati, oleh siapa, jadwalnya dan status dari kegiatan tersebut (who, to do what, when, and the status)
o Memantau semua aktivitas beserta pelaksanaan dari hasil rapat.
o Hasil pantauan sebaiknya dibicarakan secara singkat pada rapat berikutnya.
Yang tak kalah pentingnya, terdapat komponen-komponen rapat yang dibutuhkan untuk menciptakan rapat yang efektif:
1. Agenda
Agenda rapat sebaiknya diberikan kepada peserta rapat sebelum rapat diadakan. Agenda bisa dibuat setelah tujuan serta peserta rapat ditentukan. Hal yang perlu dicantumkan dalam agenda rapat adalah:
- waktu/tanggal rapat dan perkiraan selesainya rapat
- lokasi rapat
- topic (garis besar dan juga detailnya jika diperlukan)
- alokasi waktu untuk setiap topic
2. Aturan dasar rapat
Beberapa contoh aturan rapat:
- Waktu mulai dan selesai rapat
Untuk memulai rapat pada waktunya, paling mudah dilakukan dengan menutup pintu ruang rapat (kalau ada). Jangan membuang waktu peserta rapat yang datang tepat pada waktunya dengan mengulang diskusi untuk peserta yang terlambat.
- Matikan telepon genggam atau set ke silent mode
Gangguan dari suara telepon dikurangi atau ditiadakan sehingga tidak menyita waktu dari peserta rapat.
- Partisipasi setiap peserta dalam rapat
Peserta rapat biasanya diundang untuk dapat memberikan masukan terhadap topik yang dibahas pada rapat.
- Satu macam pembicaraan setiap saat
Pembicaraan yang terpisah akan mengganggu peserta yang lain. Jika hal yang dibicarakan secara terpisah sangat penting, laporkan kepada pemimpin rapat untuk dibahas secara terbuka.
- Setiap ide adalah ide yang bagus.
Jangan remehkan ide orang lain, tetapi jajaki kemungkinan penerapan dari ide yang disampaikan peserta. Setidaknya hal ini akan menghangatkan diskusi, partisipasi, dan antusiasme peserta.
- Bahas idenya, jangan orangnya.
Kalau ada ide atau pernyataan yang tidak dapat diterima, pastikan supaya didiskusikan dengan baik. Jika perlu klarifikasikan ide tersebut kepada pencetus ide untuk mencegah terjadinya kesalahpahaman.
3. Pemimpin rapat
Yang bertindak sebagai pemimpin rapat biasanya ketua organisasi yang bersangkutan. Namun tidak jarang karena berbagai pertimbangan, sekretaris diminta untuk memimpin rapat oleh ketua. Karena itu, mau tidak mau, sekretaris selain mampu dalam mengelola rapat, juga harus piawai memimpin rapat. Ada beberapa hal yang perlu disiapkan dalam memimpin rapat, yaitu:
- memahami tujuan rapat yang akan diselenggarakan
- mengetahui wewenang dan tugas pemimpin rapat
- memahami setiap acara rapat
- memahami perencanaan prosedur rapat
- menghubungi notulis rapat
- mengatur petugas konsumsi dan akomodasi (jika ada)
- mempersiapkan perlengkapan rapat
- memeriksa ruangan rapat
Pimpinan rapat yang baik memenuhi kriteria sebagai berikut :
- berbicara spontan
- mengemukakan gagasan cemerlang
- mampu memotivasi peserta rapat untuk aktif dalam rapat
- mewakili kepentingan pimpinan dengan baik, sehingga tanpa kehadiran pimpinan, rapat tetap mencapai hasil sesuai dengan yang diharapkan
4. Tentukan petugas pendukung rapat
Petugas-petugas untuk mendukung rapat yang produktif adalah:
- Penjaga Waktu (time keeper)
Sesuai dengan namanya, penjaga waktu memastikan bahwa rapat berjalan seiring dengan durasi rapat yang sudah ditentukan di agenda. Jika ada topik rapat yang belum sepenuhnya dibahas di dalam rapat, peserta rapat harus menentukan apakah perlu diadakan rapat lanjutan atau dibahas secara off-line.
- Penulis (notulis)
Penulis bertugas untuk mencatat ide-ide yang dibahas dalam rapat, termasuk keputusan dan tindak lanjutnya. Notulen rapat dibuat oleh penulis untuk mencatat hal-hal tersebut di atas, terutama untuk memantau tindak lanjut dari keputusan yang diambil dalam rapat.
- ‘Tukang parkir’.
Peran tukang parkir adalah untuk menangkap ide, komentar, atau isu yang ada hubungannya dengan topik rapat tetapi berada di luar cakupan rapat. Topik yang ada di luar cakupan rapat bisa membawa rapat keluar dari jalurnya sehingga tukang parkir perlu memantau rapat dengan cermat agar rapat bisa berjalan sesuai topik yang ada dalam agenda dan memastikan diskusi yang terarah
5. Notulen Rapat (catatan hasil rapat)
Notulen rapat berisi informasi tentang diskusi yang dilakukan selama rapat dan juga keputusan yang diambil oleh peserta rapat. Notulen rapat juga berisi komitmen, langkah, dan tindak lanjut yang perlu dilakukan. Sedikitnya, notulen rapat harus berisi informasi tentang siapa, apa, kapan, bagaimana, dan mengapa. Penulis sebaiknya mengkaji ulang catatan-catatan yang ditulis sebelum rapat dibubarkan untuk memastikan point-point penting sudah tercatat.
6. ‘Tempat Parkir’
Tempat parkir yang dimaksud dalam rapat adalah tempat untuk menyimpan sementara topik, isu atau komentar yang berada di luar topik rapat. Biasanya tukang parkir menulis topik yang berada di luar topik rapat tersebut di selembar kertas dan ditempelkan di tempat parkir. Pada akhir rapat, tukang parkir akan kembali mengemukakan catatan-catatan tersebut dan peserta rapat bisa mengambil keputusan apakah perlu diadakan rapat terpisah untuk membahas topik tersebut atau bisa ditindak lanjuti oleh orang-orang yang terkait tanpa harus mengadakan rapat.
Sepuluh rumus untuk melaksanakan rapat dengan sukses adalah :
Adakan rapat hanya kalau memang dibutuhkan
Rencanakan suatu rapat dengan baik
Siapkan dan edarkan agenda ke semua peserta rapat
Waktu dan jadwal rapat sangat berharga
Kendalikan rapat tersebut
Undanglah yang paling berkompetensi dan mempunyai pengalaman
Catat semua rekomendasi serta tugas kepada anggota
Berikan kesimpulan rapat secara tuntas dan sederhana
Buatlah keputusan rapat dapat diimplementasikan
Evaluasi hasil rapat serta implementasinya secara objektif
TEAM WORK TEAM BUILDING
TUJUAN PEMBELAJARAN:
Memahami arti kerjasama tim untuk diaplikasikan dalam kehidupan berorganisasi
INDIKATOR PEMBELAJARAN:
- Mentee mengerti pentingnya kerja tim
- Mentee mengetahui karakteristik tim yang baik
- Mentee mengetahui cara membentuk tim yang efektif
“The moment you start doing anything at all with another person, you’ve established a team. Begin a conversation, pick up the phone, brainstorms an idea and you’re in a teamwork…”
Team Work..
Apakah kamu tahu apa arti yang terkandung didalam 2 buah kata ini dan apa pentingnya jika kamu mampu untuk menciptakan sebuah tim? Katanya, tim dibentuk agar tercipta pekerjaan yang hasilnya maksimal tapi dikerjakan dengan lebih ringan. Bener ngga sih??
Nah, disini kita akan membahas lebih jauh tentang masalah ini : TEAM WORK TEAM BUILDING (TWTB). Dari arti katanya, team work berarti kerja tim, kerja sama, atau sama-sama bekerja, sedangkan team building berarti proses bagaimana cara membangun sebuah good team dari segala aspek dan konsekuensi yang ada.
Sebagai makhluk sosial, kita tidak bisa hanya mengandalkan kemampuan sendiri. Perlu saling bantu-membantu satu dengan yang lainnya agar tercipta hasil yang maksimal. Dalam suatu organisasi apapun, jika tidak menjalankan peran yang semestinya, maka tujuan yang ingin dicapai juga tidak terwujud maksimal.
Karakteristik sebuah tim:
- Harus sadar akan adanya persatuan di setiap anggotanya.
- Harus ada interpersonal relationship. Setiap anggota mempunyai kesempatan untuk berkontribusi, belajar dan bekerja dengan yang lainnya.
- Setiap anggota harus mempunyai kemampuan untuk bekerja bersama-sama untuk mencapai tujuan.
Inilah dasar yang dijadikan acuan oleh setiap tim. Tidak mungkin kan, sebuah tim terbentuk tanpa adanya tujuan. Lalu, bagaimana cara kita membentuk sebuah tim yang baik? Ini dia penjabarannya:
10 karakteristik good team
1. Purpose
Setiap anggota memberikan pendapatnya, untuk apa team ini dibentuk. Ingat kembali akan pentingnya tujuan!
2. Priorities
Hal ini berkaitan dengan pekerjaan yang akan dilaksanakan oleh setiap anggota. Ada baiknya, jika setiap orang tahu pekerjaan apa yang harus didahulukan. Misal, dalam sebuah tim pembedah jantung, sebelum dilakukan pembedahan, didahului oleh tindakan pembiusan. Kalau ini dilakukan terbalik, bahaya kan..^^
3. Roles
Anggota tahu peranannya masing-masing dalam mengerjakan tugas. Jangan sampai ada tumpang tindih peran dalam pengerjaannya.
4. Decisions
Setiap anggota harus benar-benar mengerti terhadap setiap keputusan yang diambil oleh kelompoknya. Mengapa dalam suatu masalah, keputusannya demikian. Hal ini penting untuk menghindari konflik yang mungkin timbul.
5. Conflict
Jika konflik ini ada, apapun penyebabnya, tentunya harus ditangani dengan pikiran yang terbuka dan hal ini pun akan menjadi pendewasaan bagi anggotanya.
6. Personal traits
Setiap anggota harus merasa bahwa mereka memiliki personalitas yang unik, memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing serta tidak ada anggota yang merasa tidak berguna bagi kelompoknya.
7. Norms
Aturan-aturan kelompok dibentuk agar tercipta keadilan di setiap anggotanya.
8. Effectiveness
Setiap anggota dapat merasakan pertemuan yang efektif dan efisien untuk bersama-sama menyelesaikan tujuan tim.
9. Success
Anggota saling mengetahui ketika timnya meraih kesuksesan sehingga bisa saling berbangga hati.
10. Training
Perlu diadakan kesempatan untuk melakukan perbaikan dan peningkatan kemampuan yang tentunya akan sangat bermanfaat untuk setiap anggota tim.
Dari 10 karakteristik ini, banyak sekali tim yang mengeluh karena pertemuan yang kurang efektif. Mengapa hal ini bisa terjadi dan bagaimana sih cara untuk membentuk tim yang efektif itu?
Guidelines for effective team membership:
- Setiap anggota harus berkontribusi dalam memberikan ide dan solusi
- Mengenali perbedaan satu dengan yang lain
- Menghargai ide dan solusi dari kontribusi setiap anggota
- Mendengarkan dan saling berbagi tentang informasi yang didapatkan
- Setiap anggota berhak untuk bertanya dan mendapatkan penjelasan
- Berpartisipasi penuh dan memegang teguh komitmen
- Berusaha untuk menang (jika tim dibentuk untuk perlombaan) dan dapat mencapai tujuan
- Setiap anggota dapat merasakan kegembiraan dan bisa saling peduli satu dengan yang lainnya
Dengan adanya guidelines ini, mudah-mudahan tidak terjadi lagi hal yang demikian. Asalkan, setiap anggotanya dapat mengimplementasikannya ke dalam dunia nyata.
Ilustrasi lainnya….
SUPERMAN in SUPERTEAM
Pernah nonton mamamia, supermama, atau supersoulmate ga?? Pernah memperhatikan?? Disana mereka baik antara ibu dan anak atau dua orang sahabat, orang-orang tersebut akan menjadi superman dan memainkan peranannya seperti bernyanyi dan seorang lain akan menjadi superman lain yang akan merayu para juri votelock untuk memberikan suaranya. Ya nggak?? Disana semua orang akan menjadi superman dan akan memainkan peranannya sehingga superteam akan terbentuk, dan dari superteam ini hanya satulah yang bertahan dan akan menjadi super superteam.
How to be a superman in superteam??
Untuk menciptakan superteam dibutuhkan superman-superman yang tak hanya tangguh secara kognisi, tapi juga afeksi dan psikomotor. Dengan kata lain, superman yang dibutuhkan dalam superteam tersebut adalah orang-orang yang tidak hanya cerdas tapi juga berakhlak mulia serta mengerti peranannya dalam team tersebut dan mampu menjalankan peran tersebut bersama-sama untuk mencapai tujuan, mendobrak batas, mengalahkan rasa takut, dan melewati segala keterbatasan yang ada.
Sebuah tim dikatakan sukses jika mereka dapat melakukan hal yang lebih besar dan bekerja lebih efektif bila dibandingkan mreka bekerja seorang diri. Setiap anggota memiliki kontribusi masing-masing. Tetapi ada dua hal yang perlu kita perhatikan. Yang pertama, dalam mencapai sebuah tim yang efektif, kita harus tahu akan perbedaan keahlian dan personalitas diantara anggotanya masing-masing. Dalam bidang keahlian, apabila seseorang memiliki keahlian yang lebih dibanding angootanya yang lain, mereka harus bisa saling melengkapi. Dalam perbedaan personalitas, sering sekali menjadi pemicu suatu konflik karena personalitas yang saling bersebrangan dan tidak bisa diselesaikan. Yang kedua, kita pun harus selalu ingat akan tujuan yang akan kita capai, yakni tujuan tim. Harus ada komunikasi yang baik dan keharmonisan di setiap anggota tim. Dan setiap anggota harus saling percaya. Selain itu, kekeluargaan, kepercayaan, kreativitas, saling melengkapi, loyalitas, totalitas juga tak dapat dipisahkan dalam membentuk sebuah tim. Karena tanpa kepercayaan, semua arah kerja akan kacau. Tanpa kreativitas tak akan ada program dan tujuan yang ingin diwujudkan. Tanpa totalitas tak akan ada komitmen dan rasa saling melengkapi dalam membangun ide.
Perlu kamu ingat juga lho, karena sebuah tim adalah keluarga, jadi susah senang dibagi bersama-sama… =)
Mentoring #1 ===== KEPEMIMPINAN
KEPEMIMPINAN
TUJUAN
Menumbuhkan karakter pemimpin dalam setiap individu pengurus OSIS dan MPK pada khususnya, dan anggota OSIS pada umumnya.
INDIKATOR PEMBELAJARAN
• Menti tahu dan mengerti minimal salah satu dari pengertian kepemimpinan
• Menti memahami bahwa dirinya adalah pemimpin
• Menti mengetahui jenis-jenis pemimpin
• Menti memiliki figur pemimpin yang di idolakannya
• Menti mengetahui dan memahami jenis-jenis pemimpin menurut beberapa pakar
o Mentor mendiskusikan masing-masing jenis pemimpin, tugas dan peran pemimpin, dan prinsip dasar pemimpin
• Menti lebih menghargai tanggung jawab pemimpin dan bertanggung jawab terhadap peran menti masing-masing di kepengurusan OSIS atau MPK
MATERI
Kepemimpinan
Pada dasarnya, setiap orang dilahirkan sebagai pemimpin. Ada yang menyadari dan mengambil kesempatan sebagai pemimpin bagi orang lain. Sebagian yang lain bahkan belum menyadari bahwa sebenarnya mereka adalah seorang pemimpin. Minimal bagi diri mereka sendiri.
Meskipun kita belum memimpin orang lain, bukan berarti yang lain tidak harus mengerti bagaimana prinsip, cara memimpin orang lain. Setidaknya, setelah kita mengetahui bagaimana pemimpin yang baik, kita bisa lebih menghargai sikap pemimpin kita, dan mengingatkan apabila pemimpin kita berbuat kesalahan.
Pengertian Kepemimpinan
Apakah arti kepemimpinan? Menurut sejarah, masa “kepemimpinan” muncul pada abad 18. Ada beberapa pengertian kepemimpinan, antara lain:
1. Kepemimpinan adalah pengaruh antar pribadi, dalam situasi tertentu dan langsung melalui proses komunikasi untuk mencapai satu atau beberapa tujuan tertentu (Tannebaum, Weschler and Nassarik, 1961, 24).
2. Kepemimpinan adalah sikap pribadi, yang memimpin pelaksanaan aktivitas untuk mencapai tujuan yang diinginkan. (Shared Goal, Hemhiel & Coons, 1957, 7)
3. Kepemimpinan adalah suatu proses yang mempengaruhi aktifitas kelompok yang diatur untuk mencapai tujuan bersama (Rauch & Behling, 1984, 46).
4. Kepemimpinan adalah kemampuan seni atau tehnik untuk membuat sebuah kelompok atau orang mengikuti dan menaati segala keinginannya.
5. Kepemimpinan adalah suatu proses yang memberi arti (penuh arti kepemimpinan) pada kerjasama dan dihasilkan dengan kemauan untuk memimpin dalam mencapai tujuan (Jacobs & Jacques, 1990, 281).
Banyak definisi kepemimpinan yang menggambarkan asumsi bahwa kepemimpinan dihubungkan dengan proses mempengaruhi orang baik individu maupun masyarakat. Dalam kasus ini, dengan sengaja mempengaruhi dari orang ke orang lain dalam susunan aktivitasnya dan hubungan dalam kelompok atau organisasi. John C. Maxwell mengatakan bahwa inti kepemimpinan adalah mempengaruhi atau mendapatkan pengikut.
Pengertian Pemimpin
Pemimpin adalah inti dari manajemen. Ini berarti bahwa manajemen akan tercapai tujuannya jika ada pemimpin. Kepemimpinan hanya dapat dilaksanakan oleh seorang pemimpin. Seorang pemimpin adalah seseorang yang mempunyai keahlian memimpin, mempunyai kemampuan mempengaruhi pendirian/pendapat orang atau sekelompok orang tanpa menanyakan alasan-alasannya. Seorang pemimpin adalah seseorang yang aktif membuat rencana-rencana, mengoordinasi, melakukan percobaan dan memimpin pekerjaan untuk mencapai tujuan bersama-sama (Panji Anogara, Page 23).
Apa beda pemimpin dan pimpinan?
Secara bahasa sepertinya arti dari kedua kata diatas hampir sama. Namun, jika dilihat dari maknanya, ternyata kedua kata tersebut memiliki beda yang cukup mendasar. Pimpinan adalah suatu posisi atau jabatan dalam suatu instansi, organisasi, dan sebagainya. Pimpinan biasa disebut sebagai bos. Tidak jarang ada pimpinan yang tidak tahu siapa saja rekan-rekan kerja yang berada dibawahnya, karena yang dia pikirkan adalah menjalankan tugasnya untuk memerintah dalam kurun waktu tertentu dalam instansi tertentu. Lain dengan pemimpin. Pemimpin adalah sebuah karakter, yang bisa lahir dair kalangan mana saja. Tidak harus menjadi seorang pimpinan untuk menjadi pemimpin. Karena siapapun yang bisa memberikan energi, pengaruh (yang baik) kepada lingkungan sekitarnya, dialah pemimpin.
Jenis dan Macam Gaya Kepemimpinan
1. Gaya Kepemimpinan Otoriter / Authoritarian
Adalah gaya pemimpin yang memusatkan segala keputusan dan kebijakan yang diambil dari dirinya sendiri secara penuh. Segala pembagian tugas dan tanggung jawab dipegang oleh si pemimpin yang otoriter tersebut, sedangkan para bawahan hanya melaksanakan tugas yang telah diberikan.
2. Gaya Kepemimpinan Demokratis / Democratic
Gaya kepemimpinan demokratis adalah gaya pemimpin yang memberikan wewenang secara luas kepada para bawahan. Setiap ada permasalahan selalu mengikutsertakan bawahan sebagai suatu tim yang utuh. Dalam gaya kepemimpinan demokratis pemimpin memberikan banyak informasi tentang tugas serta tanggung jawab para bawahannya.
3. Gaya Kepemimpinan Bebas / Laissez Faire
Pemimpin jenis ini hanya terlibat dalam kuantitas yang kecil di mana para bawahannya yang secara aktif menentukan tujuan dan penyelesaian masalah yang dihadapi.
Tugas dan Peran Pemimpin
Menurut James A.F Stonen, tugas utama seorang pemimpin adalah:
1. Pemimpin bekerja dengan orang lain
Seorang pemimpin bertanggung jawab untuk bekerja dengan orang lain, salah satu dengan atasannya, staf, teman sekerja atau atasan lain dalam organisasi sebaik orang diluar organisasi.
2. Pemimpin adalah tanggung jawab dan mempertanggungjawabkan (akontabilitas).
Seorang pemimpin bertanggungjawab untuk menyusun tugas menjalankan tugas, mengadakan evaluasi, untuk mencapai outcome yang terbaik. Pemimpin bertanggung jawab untuk kesuksesan anggotanya tanpa kegagalan.
3. Pemimpin menyeimbangkan pencapaian tujuan dan prioritas
Proses kepemimpinan dibatasi sumber, jadi pemimpin harus dapat menyusun tugas dengan mendahulukan prioritas. Dalam upaya pencapaian tujuan pemimpin harus dapat mendelegasikan tugas-tugasnya kepada staf. Kemudian pemimpin harus dapat mengatur waktu secara efektif,dan menyelesaikan masalah secara efektif.
4. Pemimpin harus berpikir secara analitis dan konseptual
Seorang pemimpin harus menjadi seorang pemikir yang analitis dan konseptual. Selanjutnya dapat mengidentifikasi masalah dengan akurat. Pemimpin harus dapat menguraikan seluruh pekerjaan menjadi lebih jelas dan kaitannya dengan pekerjaan lain.
5. Manajer adalah seorang mediator
Konflik selalu terjadi pada setiap tim dan organisasi. Oleh karena itu, pemimpin harus dapat menjadi seorang mediator (penengah).
6. Pemimpin adalah politisi dan diplomat
Seorang pemimpin harus mampu mengajak dan melakukan kompromi. Sebagai seorang diplomat, seorang pemimpin harus dapat mewakili tim atau organisasinya.
7. Pemimpin membuat keputusan yang sulit
Seorang pemimpin harus dapat memecahkan masalah.
Menurut Henry Mintzberg, Peran Pemimpin adalah :
1. Peran hubungan antar perorangan, dalam kasus ini fungsinya sebagai pemimpin yang dicontoh, pembangun tim, pelatih, direktur, mentor konsultasi.
2. Fungsi Peran informal sebagai monitor, penyebar informasi dan juru bicara.
3. Peran Pembuat keputusan, berfungsi sebagai pengusaha, penanganan gangguan, sumber alokasi, dan negosiator
Prinsip-prinsip dasar kepemimpinan
Karakteristik seorang pemimpin didasarkan kepada prinsip-prinsip (Stephen R. Coney) sebagai berikut:
1. Seorang yang belajar seumur hidup
Tidak hanya melalui pendidikan formal, tetapi juga diluar sekolah. Contohnya, belajar melalui membaca, menulis, observasi, dan mendengar. Mempunyai pengalaman yang baik maupun yang buruk sebagai sumber belajar.
2. Berorientasi pada pelayanan
Seorang pemimpin tidak dilayani tetapi melayani, sebab prinsip pemimpin dengan prinsip melayani berdasarkan karir sebagai tujuan utama. Dalam memberi pelayanan, pemimpin seharusnya lebih berprinsip pada pelayanan yang baik.
3. Membawa energi yang positif
Setiap orang mempunyai energi dan semangat. Menggunakan energi yang positif didasarkan pada keikhlasan dan keinginan mendukung kesuksesan orang lain. Untuk itu dibutuhkan energi positif untuk membangun hubungan baik. Seorang pemimpin harus dapat dan mau bekerja untuk jangka waktu yang lama dan kondisi tidak ditentukan.
TUJUAN
Menumbuhkan karakter pemimpin dalam setiap individu pengurus OSIS dan MPK pada khususnya, dan anggota OSIS pada umumnya.
INDIKATOR PEMBELAJARAN
• Menti tahu dan mengerti minimal salah satu dari pengertian kepemimpinan
• Menti memahami bahwa dirinya adalah pemimpin
• Menti mengetahui jenis-jenis pemimpin
• Menti memiliki figur pemimpin yang di idolakannya
• Menti mengetahui dan memahami jenis-jenis pemimpin menurut beberapa pakar
o Mentor mendiskusikan masing-masing jenis pemimpin, tugas dan peran pemimpin, dan prinsip dasar pemimpin
• Menti lebih menghargai tanggung jawab pemimpin dan bertanggung jawab terhadap peran menti masing-masing di kepengurusan OSIS atau MPK
MATERI
Kepemimpinan
Pada dasarnya, setiap orang dilahirkan sebagai pemimpin. Ada yang menyadari dan mengambil kesempatan sebagai pemimpin bagi orang lain. Sebagian yang lain bahkan belum menyadari bahwa sebenarnya mereka adalah seorang pemimpin. Minimal bagi diri mereka sendiri.
Meskipun kita belum memimpin orang lain, bukan berarti yang lain tidak harus mengerti bagaimana prinsip, cara memimpin orang lain. Setidaknya, setelah kita mengetahui bagaimana pemimpin yang baik, kita bisa lebih menghargai sikap pemimpin kita, dan mengingatkan apabila pemimpin kita berbuat kesalahan.
Pengertian Kepemimpinan
Apakah arti kepemimpinan? Menurut sejarah, masa “kepemimpinan” muncul pada abad 18. Ada beberapa pengertian kepemimpinan, antara lain:
1. Kepemimpinan adalah pengaruh antar pribadi, dalam situasi tertentu dan langsung melalui proses komunikasi untuk mencapai satu atau beberapa tujuan tertentu (Tannebaum, Weschler and Nassarik, 1961, 24).
2. Kepemimpinan adalah sikap pribadi, yang memimpin pelaksanaan aktivitas untuk mencapai tujuan yang diinginkan. (Shared Goal, Hemhiel & Coons, 1957, 7)
3. Kepemimpinan adalah suatu proses yang mempengaruhi aktifitas kelompok yang diatur untuk mencapai tujuan bersama (Rauch & Behling, 1984, 46).
4. Kepemimpinan adalah kemampuan seni atau tehnik untuk membuat sebuah kelompok atau orang mengikuti dan menaati segala keinginannya.
5. Kepemimpinan adalah suatu proses yang memberi arti (penuh arti kepemimpinan) pada kerjasama dan dihasilkan dengan kemauan untuk memimpin dalam mencapai tujuan (Jacobs & Jacques, 1990, 281).
Banyak definisi kepemimpinan yang menggambarkan asumsi bahwa kepemimpinan dihubungkan dengan proses mempengaruhi orang baik individu maupun masyarakat. Dalam kasus ini, dengan sengaja mempengaruhi dari orang ke orang lain dalam susunan aktivitasnya dan hubungan dalam kelompok atau organisasi. John C. Maxwell mengatakan bahwa inti kepemimpinan adalah mempengaruhi atau mendapatkan pengikut.
Pengertian Pemimpin
Pemimpin adalah inti dari manajemen. Ini berarti bahwa manajemen akan tercapai tujuannya jika ada pemimpin. Kepemimpinan hanya dapat dilaksanakan oleh seorang pemimpin. Seorang pemimpin adalah seseorang yang mempunyai keahlian memimpin, mempunyai kemampuan mempengaruhi pendirian/pendapat orang atau sekelompok orang tanpa menanyakan alasan-alasannya. Seorang pemimpin adalah seseorang yang aktif membuat rencana-rencana, mengoordinasi, melakukan percobaan dan memimpin pekerjaan untuk mencapai tujuan bersama-sama (Panji Anogara, Page 23).
Apa beda pemimpin dan pimpinan?
Secara bahasa sepertinya arti dari kedua kata diatas hampir sama. Namun, jika dilihat dari maknanya, ternyata kedua kata tersebut memiliki beda yang cukup mendasar. Pimpinan adalah suatu posisi atau jabatan dalam suatu instansi, organisasi, dan sebagainya. Pimpinan biasa disebut sebagai bos. Tidak jarang ada pimpinan yang tidak tahu siapa saja rekan-rekan kerja yang berada dibawahnya, karena yang dia pikirkan adalah menjalankan tugasnya untuk memerintah dalam kurun waktu tertentu dalam instansi tertentu. Lain dengan pemimpin. Pemimpin adalah sebuah karakter, yang bisa lahir dair kalangan mana saja. Tidak harus menjadi seorang pimpinan untuk menjadi pemimpin. Karena siapapun yang bisa memberikan energi, pengaruh (yang baik) kepada lingkungan sekitarnya, dialah pemimpin.
Jenis dan Macam Gaya Kepemimpinan
1. Gaya Kepemimpinan Otoriter / Authoritarian
Adalah gaya pemimpin yang memusatkan segala keputusan dan kebijakan yang diambil dari dirinya sendiri secara penuh. Segala pembagian tugas dan tanggung jawab dipegang oleh si pemimpin yang otoriter tersebut, sedangkan para bawahan hanya melaksanakan tugas yang telah diberikan.
2. Gaya Kepemimpinan Demokratis / Democratic
Gaya kepemimpinan demokratis adalah gaya pemimpin yang memberikan wewenang secara luas kepada para bawahan. Setiap ada permasalahan selalu mengikutsertakan bawahan sebagai suatu tim yang utuh. Dalam gaya kepemimpinan demokratis pemimpin memberikan banyak informasi tentang tugas serta tanggung jawab para bawahannya.
3. Gaya Kepemimpinan Bebas / Laissez Faire
Pemimpin jenis ini hanya terlibat dalam kuantitas yang kecil di mana para bawahannya yang secara aktif menentukan tujuan dan penyelesaian masalah yang dihadapi.
Tugas dan Peran Pemimpin
Menurut James A.F Stonen, tugas utama seorang pemimpin adalah:
1. Pemimpin bekerja dengan orang lain
Seorang pemimpin bertanggung jawab untuk bekerja dengan orang lain, salah satu dengan atasannya, staf, teman sekerja atau atasan lain dalam organisasi sebaik orang diluar organisasi.
2. Pemimpin adalah tanggung jawab dan mempertanggungjawabkan (akontabilitas).
Seorang pemimpin bertanggungjawab untuk menyusun tugas menjalankan tugas, mengadakan evaluasi, untuk mencapai outcome yang terbaik. Pemimpin bertanggung jawab untuk kesuksesan anggotanya tanpa kegagalan.
3. Pemimpin menyeimbangkan pencapaian tujuan dan prioritas
Proses kepemimpinan dibatasi sumber, jadi pemimpin harus dapat menyusun tugas dengan mendahulukan prioritas. Dalam upaya pencapaian tujuan pemimpin harus dapat mendelegasikan tugas-tugasnya kepada staf. Kemudian pemimpin harus dapat mengatur waktu secara efektif,dan menyelesaikan masalah secara efektif.
4. Pemimpin harus berpikir secara analitis dan konseptual
Seorang pemimpin harus menjadi seorang pemikir yang analitis dan konseptual. Selanjutnya dapat mengidentifikasi masalah dengan akurat. Pemimpin harus dapat menguraikan seluruh pekerjaan menjadi lebih jelas dan kaitannya dengan pekerjaan lain.
5. Manajer adalah seorang mediator
Konflik selalu terjadi pada setiap tim dan organisasi. Oleh karena itu, pemimpin harus dapat menjadi seorang mediator (penengah).
6. Pemimpin adalah politisi dan diplomat
Seorang pemimpin harus mampu mengajak dan melakukan kompromi. Sebagai seorang diplomat, seorang pemimpin harus dapat mewakili tim atau organisasinya.
7. Pemimpin membuat keputusan yang sulit
Seorang pemimpin harus dapat memecahkan masalah.
Menurut Henry Mintzberg, Peran Pemimpin adalah :
1. Peran hubungan antar perorangan, dalam kasus ini fungsinya sebagai pemimpin yang dicontoh, pembangun tim, pelatih, direktur, mentor konsultasi.
2. Fungsi Peran informal sebagai monitor, penyebar informasi dan juru bicara.
3. Peran Pembuat keputusan, berfungsi sebagai pengusaha, penanganan gangguan, sumber alokasi, dan negosiator
Prinsip-prinsip dasar kepemimpinan
Karakteristik seorang pemimpin didasarkan kepada prinsip-prinsip (Stephen R. Coney) sebagai berikut:
1. Seorang yang belajar seumur hidup
Tidak hanya melalui pendidikan formal, tetapi juga diluar sekolah. Contohnya, belajar melalui membaca, menulis, observasi, dan mendengar. Mempunyai pengalaman yang baik maupun yang buruk sebagai sumber belajar.
2. Berorientasi pada pelayanan
Seorang pemimpin tidak dilayani tetapi melayani, sebab prinsip pemimpin dengan prinsip melayani berdasarkan karir sebagai tujuan utama. Dalam memberi pelayanan, pemimpin seharusnya lebih berprinsip pada pelayanan yang baik.
3. Membawa energi yang positif
Setiap orang mempunyai energi dan semangat. Menggunakan energi yang positif didasarkan pada keikhlasan dan keinginan mendukung kesuksesan orang lain. Untuk itu dibutuhkan energi positif untuk membangun hubungan baik. Seorang pemimpin harus dapat dan mau bekerja untuk jangka waktu yang lama dan kondisi tidak ditentukan.
Sabtu, 19 Juni 2010
pembukaan
Assalamualaikum wr. wb.
alhamdulillah, sekarang OSIS MPK SMAN 2 Cimahi membuat suatu media komunikasi yang bisa digunakan untuk ajang berbagi ilmu dari berbagai generasi OSIS dan MPK.
semoga blog ini bermanfaat ya..
alhamdulillah, sekarang OSIS MPK SMAN 2 Cimahi membuat suatu media komunikasi yang bisa digunakan untuk ajang berbagi ilmu dari berbagai generasi OSIS dan MPK.
semoga blog ini bermanfaat ya..