teman-teman, karena ada beberapa file yang sulit dibaca kalau di-post di halaman blog ini, seperti format dan contoh laporan pertanggung jawaban (LPJ OSIS 2008), Template kebendaharaan, maka hal-hal tersebut bisa diunduh pada tautan berikut ini:
LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
TEMPLATE KEBENDAHARAAN
~~~~~~~~~~~~~SEMOGA BERMANFAAT~~~~~~~~~~~~~~~
Kamis, 02 September 2010
KADERISASI
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia kaderisasi berarti proses, cara, perbuatan mendidik atau membentuk seseorang menjadi kader. Kader merupakan orang yang diharapkan akan memegang peranan penting di dalam pemerintahan, partai, ormas, dan sebagainya. kaderisasi ini bertujuan untuk membentuk kader yang bisa menggerakkan organisasiataupun kelompok dengan kepentingan masing-masing agar dapat terus berkembang.
Rasulullah Muhammad saw merupakan contoh pemimpin luar biasa yang sangat layak kita contoh sistem kaderisasinya. Kader-kadernya banyak mencatatkan tinta emas dalam sejarah kehidupan manusia.
Kaderisasi menurut islam diartikan sebagai usaha mempersiapkan calon-calon pemimpin hari esok yang tangguh dalam mempertahankan dan mengembangkan identitas khairu ummah, umat terbaik.
Dalam kaderisasi pasti memberikan pengarahan dan pelatihan. Masalahnya adalah terkadang atau sering hal – hal yang disampaikan tidak dilakukan oleh pemberi pelatihan di kehidupan sebenarnya. Contoh, dalam kaderisasi pemberi pelatihan mengatakan bahwa kita harus disiplin, tapi ternyata ketika dia rapat untuk mempersiapkan kaderisasi, dia sering terlambat. Hal inilah yang membuat banyak kaderisasi saat ini tidak berjalan.Rasulullah, dalam mengkader, tidaklah sembarangan. Beliau melakukan apa yang ia katakan. Sehingga kadernya menjadi taat dan melaksanakan apa yang beliau serukan.
Allah swt juga telah mengingatkan kunci kaderisasi yang sukses dalam Al-Qur’an.
“Wahai orang-orang yang beriman, kenapakah kamu mengatakan sesuatu yang tidak kamu kerjakan? Amat besar kebencian di sisi Allah bahwa kamu mengatakan apa-apa yang tidak kamu kerjakan.”
“Sesungguhnya Allah menyukai orang yang berperang dijalan-Nya dalam barisan yang teratur seakan-akan mereka seperti suatu bangunan yang tersusun kokoh”
Disinilah dibutuhkan ilmu manajemen organisasi, hal ini penting untuk menjaga agar kaderisasi tetap berlangsung. Jika manajemen organisasinya lumpuh maka hampir dapat dipastikan kaderisasinya juga akan lumpuh.Setelah kita melakukan apa yang kita katakan lalu direncanakan dengan rapi maka selanjutnya peran pemimpinlah yang menentukan. Kaderisasi yang sukses tidak lepas dari peran pemimpin yang menjalankan tugas dengan baik. Itulah beberapa kiat yang Rasulullah lakukan dalam melakukan kaderisasi hingga meluasnya islam di seluruh dunia.
Bagaimana cara membentuk kader yang baik ??
1. kenali karakter yang akan dikader
2. setelah kenali, pelajari karakter mereka
3. buat target, kader seperti apa yang diinginkan
4. buat alur kaderisasi sebaik mungkin agar target kader tercapai.
5. setelah traget tercapai, jangan berhenti sampai di situ, harus ada follow up, agar apa yang sudah didapat tidak hilang begitu saja.
6. yang mengkader adalah cerminan yang dikader. Seperti apa yang da di dalam prolog, apa yang kita kaatakan terhadap yang dikder, hrus da pada diri kita juga.
Tips-tips memilih pengurus OSIS:
1. sesuikan kebutuhan dalam setiap sekbidnya.
2. ketahui karakter dan potensi setiap orang ( bisa melalui wawancara atau pos 2 pos )
3. NO KKN... ^_^
Pada intinya semua harus ada sebuah kekontinuan. Pepatah mengatakan, alah bisa karena biasa. Dan ingat satu hal, bahwa parameter keberhasilan seorang pemimpin tau sebuah organisasi itu adalah generasi yang berikutnya / generasi yang dicetaknya. Dapat dikatakan berhasil, apabila generasi berikutnya bisa lebih baik dari generasi yang sebelumnya.
Dapat kita simpulkan tujuan dari kaderisasi adalah untuk mencetak generasi yang lebih baik dari kita dan dapat membuat organisasi menjadi lebih baik.
Semangat !!!
-------- sekian----------
Rasulullah Muhammad saw merupakan contoh pemimpin luar biasa yang sangat layak kita contoh sistem kaderisasinya. Kader-kadernya banyak mencatatkan tinta emas dalam sejarah kehidupan manusia.
Kaderisasi menurut islam diartikan sebagai usaha mempersiapkan calon-calon pemimpin hari esok yang tangguh dalam mempertahankan dan mengembangkan identitas khairu ummah, umat terbaik.
Dalam kaderisasi pasti memberikan pengarahan dan pelatihan. Masalahnya adalah terkadang atau sering hal – hal yang disampaikan tidak dilakukan oleh pemberi pelatihan di kehidupan sebenarnya. Contoh, dalam kaderisasi pemberi pelatihan mengatakan bahwa kita harus disiplin, tapi ternyata ketika dia rapat untuk mempersiapkan kaderisasi, dia sering terlambat. Hal inilah yang membuat banyak kaderisasi saat ini tidak berjalan.Rasulullah, dalam mengkader, tidaklah sembarangan. Beliau melakukan apa yang ia katakan. Sehingga kadernya menjadi taat dan melaksanakan apa yang beliau serukan.
Allah swt juga telah mengingatkan kunci kaderisasi yang sukses dalam Al-Qur’an.
“Wahai orang-orang yang beriman, kenapakah kamu mengatakan sesuatu yang tidak kamu kerjakan? Amat besar kebencian di sisi Allah bahwa kamu mengatakan apa-apa yang tidak kamu kerjakan.”
“Sesungguhnya Allah menyukai orang yang berperang dijalan-Nya dalam barisan yang teratur seakan-akan mereka seperti suatu bangunan yang tersusun kokoh”
Disinilah dibutuhkan ilmu manajemen organisasi, hal ini penting untuk menjaga agar kaderisasi tetap berlangsung. Jika manajemen organisasinya lumpuh maka hampir dapat dipastikan kaderisasinya juga akan lumpuh.Setelah kita melakukan apa yang kita katakan lalu direncanakan dengan rapi maka selanjutnya peran pemimpinlah yang menentukan. Kaderisasi yang sukses tidak lepas dari peran pemimpin yang menjalankan tugas dengan baik. Itulah beberapa kiat yang Rasulullah lakukan dalam melakukan kaderisasi hingga meluasnya islam di seluruh dunia.
Bagaimana cara membentuk kader yang baik ??
1. kenali karakter yang akan dikader
2. setelah kenali, pelajari karakter mereka
3. buat target, kader seperti apa yang diinginkan
4. buat alur kaderisasi sebaik mungkin agar target kader tercapai.
5. setelah traget tercapai, jangan berhenti sampai di situ, harus ada follow up, agar apa yang sudah didapat tidak hilang begitu saja.
6. yang mengkader adalah cerminan yang dikader. Seperti apa yang da di dalam prolog, apa yang kita kaatakan terhadap yang dikder, hrus da pada diri kita juga.
Tips-tips memilih pengurus OSIS:
1. sesuikan kebutuhan dalam setiap sekbidnya.
2. ketahui karakter dan potensi setiap orang ( bisa melalui wawancara atau pos 2 pos )
3. NO KKN... ^_^
Pada intinya semua harus ada sebuah kekontinuan. Pepatah mengatakan, alah bisa karena biasa. Dan ingat satu hal, bahwa parameter keberhasilan seorang pemimpin tau sebuah organisasi itu adalah generasi yang berikutnya / generasi yang dicetaknya. Dapat dikatakan berhasil, apabila generasi berikutnya bisa lebih baik dari generasi yang sebelumnya.
Dapat kita simpulkan tujuan dari kaderisasi adalah untuk mencetak generasi yang lebih baik dari kita dan dapat membuat organisasi menjadi lebih baik.
Semangat !!!
-------- sekian----------
KEBENDAHARAAN
TUJUAN :
1. Memberikan pemahaman terhadap pengurus OSIS dan MPK tentang materi kebendaharaan.
2. Memberikan pengarahan secara teknis pengelolaan administrasi keuangan dalam organisasi.
3. Mengaplikasikan seluruh materi dalam kehidupan organisasi.
Kebendaharaan
• Apa itu bendahara?
Berdasar Peraturan Menteri Keuangan (PMK) No 73 Tahun 2008, pengertian Bendahara (dalam Pasal 1) adalah :
“Bendahara adalah setiap orang yang diberi tugas menerima, menyimpan, membayar dan/atau menyerahan uang atau surat berharga atau barang-barang Negara”
• Tugas bendahara menurut AD/ART
1. Bertanggung jawab dan mengetahui segala pemasukan atau pengeluaran uang atau biaya yang diperlukan.
2. Membuat tanda bukti kuitansi setiap pemasukan atau pengeluaran uang untuk pertanggungjawaban.
3. Bertanggung jawab atas inventaris dan perbendaharaan.
4. Menyampaikan laporan keuangan secara berkala.
• Administrasi keuangan
Administrasi keuangan : proses penyelenggaraan bersama/proses kerjasama antara sekelompok orang/organisasi dalam pengelolaan keuangan.
Uang : segala sesuatu atau benda yang memiliki atau mendapat pengakuan secara umum dan dapat dijadikan alat pembayaran (pengelola uangbendahara)
Penerimaan : sejumlah uang yang diterima dari berbagai sumber yang berupa upah atau sewa (di OSIS, penerimaan berasal dari uang iuran yang dibayarkan oleh siswa)
Anggaran :
Suatu bentuk statement dari rencana dan manajement yang dipakai dalam periode tertentu sebagai petunjuk (blue print).
Kompas yang menunjuk arah yang harus dianut dalam menjalankan administrasi keuangan.
Laporan keuangan : hasil akhir dari suatu proses pencatatan yaitu berupa ringkasan /rekapitulasi dari transaksi-transaksi yang bersifat keuangan selama periode tertentu. Laporan keuangan berperan sebagai penyedia informasi keuangan sebuah organisasi/kegiatan dan menyajikan posisi keuangan.
• Pengelolaan keuangan dalam suatu organisasi/kegiatan
1. Menyusun rencana anggaran (menginventarisir yang dibutuhkan dalam kegiatan tersebut)
2. Mengajukan anggaran yang sudah dibuat kepada yang berwenang (realistis)
3. Menyiapkan/membuat kuitansi
4. Apabila sudah disetujui, uang akan dicairkan
5. Gunakan sesuai apa yang telah diinventarisir
6. Menggunakan kuitansi uraiannya rinci dan sesuai
7. Membuat laporan keuangan
- Kumpulkan data keuangan
- Diurut berdasarkan tanggal dan nomor kuitansi
1. Memberikan pemahaman terhadap pengurus OSIS dan MPK tentang materi kebendaharaan.
2. Memberikan pengarahan secara teknis pengelolaan administrasi keuangan dalam organisasi.
3. Mengaplikasikan seluruh materi dalam kehidupan organisasi.
Kebendaharaan
• Apa itu bendahara?
Berdasar Peraturan Menteri Keuangan (PMK) No 73 Tahun 2008, pengertian Bendahara (dalam Pasal 1) adalah :
“Bendahara adalah setiap orang yang diberi tugas menerima, menyimpan, membayar dan/atau menyerahan uang atau surat berharga atau barang-barang Negara”
• Tugas bendahara menurut AD/ART
1. Bertanggung jawab dan mengetahui segala pemasukan atau pengeluaran uang atau biaya yang diperlukan.
2. Membuat tanda bukti kuitansi setiap pemasukan atau pengeluaran uang untuk pertanggungjawaban.
3. Bertanggung jawab atas inventaris dan perbendaharaan.
4. Menyampaikan laporan keuangan secara berkala.
• Administrasi keuangan
Administrasi keuangan : proses penyelenggaraan bersama/proses kerjasama antara sekelompok orang/organisasi dalam pengelolaan keuangan.
Uang : segala sesuatu atau benda yang memiliki atau mendapat pengakuan secara umum dan dapat dijadikan alat pembayaran (pengelola uangbendahara)
Penerimaan : sejumlah uang yang diterima dari berbagai sumber yang berupa upah atau sewa (di OSIS, penerimaan berasal dari uang iuran yang dibayarkan oleh siswa)
Anggaran :
Suatu bentuk statement dari rencana dan manajement yang dipakai dalam periode tertentu sebagai petunjuk (blue print).
Kompas yang menunjuk arah yang harus dianut dalam menjalankan administrasi keuangan.
Laporan keuangan : hasil akhir dari suatu proses pencatatan yaitu berupa ringkasan /rekapitulasi dari transaksi-transaksi yang bersifat keuangan selama periode tertentu. Laporan keuangan berperan sebagai penyedia informasi keuangan sebuah organisasi/kegiatan dan menyajikan posisi keuangan.
• Pengelolaan keuangan dalam suatu organisasi/kegiatan
1. Menyusun rencana anggaran (menginventarisir yang dibutuhkan dalam kegiatan tersebut)
2. Mengajukan anggaran yang sudah dibuat kepada yang berwenang (realistis)
3. Menyiapkan/membuat kuitansi
4. Apabila sudah disetujui, uang akan dicairkan
5. Gunakan sesuai apa yang telah diinventarisir
6. Menggunakan kuitansi uraiannya rinci dan sesuai
7. Membuat laporan keuangan
- Kumpulkan data keuangan
- Diurut berdasarkan tanggal dan nomor kuitansi
KESEKRETARIATAN
Kesekretariatan disebut juga kegiatan tata usaha. Tata usaha merupakan bagian pengertian sempit administrasi dan merupakan bagian yang cukup menunjang tercapainya tujuan administrasi. Dengan kata lain, kegiatan tata usaha atau keskretariatan merupakan suatu bagian dari kegiatan administrasi. Adapun beberapa kegiatan kesekretariatan, antara lain :
1. Tulis menulis (rencana program, strategi pelaksanaan program, sampai evaluasi ).
2. Surat menyurat;
3. Kegiatan kearsipan dan agenda;
4. Pemilikan dan pemeliharaan buku induk organisasi;
5. pengiriman dan penerimaan surat; dan
6. data-data lain yang berkaitan langsung dengan kegiatan tulis menulis
A. Surat Menyurat
Di antara kegiatan Tata Usaha yang paling menonjol adalah kegiatan surat menyarat (korespondensi). Surat adalah suatu sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Hubungan yang terjadi antara pihak-pihak tersebut disebut kegiatan surat menyurat atau korespondensi. Selain sebagai sarana komunikasi, surat juga berfungsi sebagai:
1. Alat untuk menyampaikan pemberitahuan, permintaan atau permohonan buah pikiran/gagasan.
2. Alat bukti tertulis, misalnya surat perjanjian.
3. Alat untuk mengingat, misalnya surat yang diarsipkan.
4. Bukti sejarah, misalnya surat-surat yang bersejarah.
5. Pedoman kerja, misalnya surat keputusan dan surat perintah.
Jika dilihat dari segi bentuk, isi, dan bahasanya, surat dapat digolongkan atas 3 (tiga) jenis, yaitu:
1. surat pribadi,
2. surat dinas (resmi), dan
3. surat niaga.
Selain ketiga jenis surat tersebut, terdapat juga jenis surat yang lain, misalnya : surat edaran,surat pengumuman, surat perjanjian, dan surat keputusan.
Bagian-bagian surat dalam bentuk lurus (block style) :
(1) Kop/Kepala Surat;
(2) tanggal surat;
(3) nomor. Lampiran, perihal
(4) alamat,tujuan;
(5) salam pembuka;
(6) Isi surat
(7) Salam penutup;
(8) pengirim surat; dan
(9) tembusan
B. Kerasipan, Agenda
1. Arsip
Kegiatan Kearsipan terdiri atas pengelolaan arsip itu sendiri dan agenda. Arsip adalah suatu tempat penyimpanan dan pengolahan data-data tertulis, seperti surat-surat dan dokumendokumen. Arsip berarti pula dokumen tertulis yang berasal dari komunikasi tertulis ( Surat, akta, dan sebagainya) yang dikeluarkan instansi resmi, yang disimpan dan diperlihara ditempat khusus untuk referensi. Orang (ahli) yang biasa mengurus bagian penyimpanan dan pemeliharaan surat-surat disebut arsiper.
Arsip memiliki kegunaan sebagai berikut :
1. (seolah-olah) sebagai suatu pusat ingatan dari organisasi dalam memulihkan keterangan bila diperlukan.
2. Sebagai sarana pembuktian dalam peristiwa hukum
3. Arsip mempunyai nilai sejarah yang menggambarkan peristiwa-peristiwa lampau.
4. Arsip memberikan jasa dalam kemajuan dan perkembangan dunia keilmuan, dan lainlain.
System penyimpanan (pengarsipan) ada 5 (lima) macam, yaitu :
1) Sistem penyimpanan menurut abjad (Alfabetic Filling), yaitu penyusunan arsip berdasarkan nama orang atau organisasi utama.
2) Sistem penyimpanan menurut pkok soal (Subject Filling), yaitu penyusunan arsip didasarkan pada jenis dan isi surat..
3) Sistem penyimpanan menurut wilayah (Geografic Filling), yaitu penyusunan arsip didasarkan pada asal daerah surat..
4) Sistem penyimpanan menurut nomor (Numeric Filling), yaitu penyusunan arsip didasarkan angka nomor pada surat.
5) Sistem penyimpanan menurut tanggal (Chronological Filling), yaitu penyusunan arsip berdasarkan tanggal yang tertera pada surat tersebut.
2. Agenda
Buku agenda, adalah buku catatan yang bertanggal untuk satu tahun (periode) yang berfungsi untuk mencatat surat-surat, baik surat masuk maupun surat keluar. Orang yang bertugas mencatat surat masuk dan keluar (mengagendakan surat) disebut agendaris. Buku agenda dapat dibagi atas 2 (dua) macam, yaitu :
1) Agenda Tunggal, yaitu agenda yang menggunakan satu buku. Lembaran sebelah kiri untuk surat masuk dan sebelah kanan untuk surat keluar.
2) Agenda anda, yaitu agenda yang terdiri dari 2 (dua). Satu buku khusus untuk mencatat surat masuk, dan yang satunya lagi khusus untuk mencatat surat keluar.
C. Buku Induk dan Agenda Kegiatan
Buku induk merupakan buku-buku yang memuat data-data identitas pengurus/anggota organisasi yang bersangkutan. Buku ini berisi data-data atau identitas baik pengurus maupun anggota organisasi. Fungsi dari buku ini adalah untuk menginventarisasi data seluruh personal pengurus dan anggota organisasi lengkap dengan identitasnya.
Buku agenda kegiatan merupakan buku yang berisi data-data rangkaian kegiatan organisasi selama periode tertentu. Buku ini digunakan setiap organisasi, jawatan, instansi, dan badan badan yang berguna bagi kelengkapan administrasi dan laporan-laporan.
D. Proposal
Proposal adalah kumpulan dari serangkaian rencana kegiatan. Proposal biasanya dibuat saat akan dilaksanakannya suatu kegiatan. Proposal kegiatan ada yang bersifat formal dan ada juga yang bersifat non formal. Adapun susunan dari proposal kegiatan yang formal, antara lain :
1. Cover / sampul
2. Latar Belakang
3. Landasan Kegiatan
4. Tujuan Kegiatan
5. Tema dan Nama Kegiatan
6. Sasaran Kegiatan
7. Waktu Pelaksanaan ( Susunan Acara terlampir )
8. Materi Kegiatan
9. Susunan Kepanitiaan ( Terlampir )
10. Anggaran Biaya ( terlampir )
11. Penutup
12. Lembar Pengesahan
13. Lampiran ( susunan acara, susunan kepanitiaan, anggaran biaya )
14. Penawaran Kerjasama
E. Laporan pertanggungjawaban
Laporan pertanggungjawaban adalah suatu kumpulan dari setiap laporan kegiatan. Format Laporan tiap bidang :
No Proker Tempat Waktu Pelaksanaan Faktor Penunjang Faktor Penghambat Pemasukan Pengeluaran Indikator Keberhasilan
Adapun beberapa berkas yang harus ada dalam LPJ, antara lain :
1. Cover
2. Pendahuluan
3. Landasan Organisasi
4. Tujuan
5. GBHO
6. Program kerja selama 1 periode
7. Format Laporan Pertanggungjawaban selama 1 periode
8. Proposal setiap kegiatan
9. LPJ setiap kegiatan
10. Bon dan kuitansi
11. SPJ keuangan
12. Lampiran dan berkas – berkas dari setiap kegiatan
13. Notulensi Kegiatan
14. Daftar Hadir setiap rapat dan kegiatan
15. Penutup
16. Lembar Pengesahan
F. Notulensi
Notulensi ini berisi catatan berupa kesimpulan selama rapat. Penulis notulensi disebut notulen. Adapun format notulensi adalah sebagai berikut :
NOTULENSI RAPAT
Hari/Tanggal :
Tempat :
Waktu :
Pemimpin Rapat :
Agenda Rapat :
Pemimpin Rapat Sekretaris
G. Undangan Rapat (opsional)
ORGANISASI SISWA INTRA SEKOLAH
Jalan Sriwijaya IX No. 45 A
Cimahi, 28 April 2009
Nomor : 04/A/SU/PAN_SEM/PEND/ V/09
Perihal : Undangan Rapat Seminar
Kepada Yth.
Sdr/i
Assalamualaikum Wr.Wb,
Sehubungan dengan akan diadakannya rapat
Seminar 2009, maka dengan ini kami mengundang
rekan-rekan untuk hadir dalam kegiatan tersebut, yang
akan diadakan pada:
hari : Rabu, 29 April 2009
waktu : pukul 07.00 WIB s.d. selesai
tempat : Ruang OSIS
Mengingat pentingnya acara tersebut, maka
kehadiran rekan-rekan sangat kami harapkan.
Demikian surat undangan ini kami buat.
Atas perhatian rekan- rekan kami ucapkan terimakasih.
Ketua Pelaksana,
Fulan
NIS XXXXX
1. Tulis menulis (rencana program, strategi pelaksanaan program, sampai evaluasi ).
2. Surat menyurat;
3. Kegiatan kearsipan dan agenda;
4. Pemilikan dan pemeliharaan buku induk organisasi;
5. pengiriman dan penerimaan surat; dan
6. data-data lain yang berkaitan langsung dengan kegiatan tulis menulis
A. Surat Menyurat
Di antara kegiatan Tata Usaha yang paling menonjol adalah kegiatan surat menyarat (korespondensi). Surat adalah suatu sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Hubungan yang terjadi antara pihak-pihak tersebut disebut kegiatan surat menyurat atau korespondensi. Selain sebagai sarana komunikasi, surat juga berfungsi sebagai:
1. Alat untuk menyampaikan pemberitahuan, permintaan atau permohonan buah pikiran/gagasan.
2. Alat bukti tertulis, misalnya surat perjanjian.
3. Alat untuk mengingat, misalnya surat yang diarsipkan.
4. Bukti sejarah, misalnya surat-surat yang bersejarah.
5. Pedoman kerja, misalnya surat keputusan dan surat perintah.
Jika dilihat dari segi bentuk, isi, dan bahasanya, surat dapat digolongkan atas 3 (tiga) jenis, yaitu:
1. surat pribadi,
2. surat dinas (resmi), dan
3. surat niaga.
Selain ketiga jenis surat tersebut, terdapat juga jenis surat yang lain, misalnya : surat edaran,surat pengumuman, surat perjanjian, dan surat keputusan.
Bagian-bagian surat dalam bentuk lurus (block style) :
(1) Kop/Kepala Surat;
(2) tanggal surat;
(3) nomor. Lampiran, perihal
(4) alamat,tujuan;
(5) salam pembuka;
(6) Isi surat
(7) Salam penutup;
(8) pengirim surat; dan
(9) tembusan
B. Kerasipan, Agenda
1. Arsip
Kegiatan Kearsipan terdiri atas pengelolaan arsip itu sendiri dan agenda. Arsip adalah suatu tempat penyimpanan dan pengolahan data-data tertulis, seperti surat-surat dan dokumendokumen. Arsip berarti pula dokumen tertulis yang berasal dari komunikasi tertulis ( Surat, akta, dan sebagainya) yang dikeluarkan instansi resmi, yang disimpan dan diperlihara ditempat khusus untuk referensi. Orang (ahli) yang biasa mengurus bagian penyimpanan dan pemeliharaan surat-surat disebut arsiper.
Arsip memiliki kegunaan sebagai berikut :
1. (seolah-olah) sebagai suatu pusat ingatan dari organisasi dalam memulihkan keterangan bila diperlukan.
2. Sebagai sarana pembuktian dalam peristiwa hukum
3. Arsip mempunyai nilai sejarah yang menggambarkan peristiwa-peristiwa lampau.
4. Arsip memberikan jasa dalam kemajuan dan perkembangan dunia keilmuan, dan lainlain.
System penyimpanan (pengarsipan) ada 5 (lima) macam, yaitu :
1) Sistem penyimpanan menurut abjad (Alfabetic Filling), yaitu penyusunan arsip berdasarkan nama orang atau organisasi utama.
2) Sistem penyimpanan menurut pkok soal (Subject Filling), yaitu penyusunan arsip didasarkan pada jenis dan isi surat..
3) Sistem penyimpanan menurut wilayah (Geografic Filling), yaitu penyusunan arsip didasarkan pada asal daerah surat..
4) Sistem penyimpanan menurut nomor (Numeric Filling), yaitu penyusunan arsip didasarkan angka nomor pada surat.
5) Sistem penyimpanan menurut tanggal (Chronological Filling), yaitu penyusunan arsip berdasarkan tanggal yang tertera pada surat tersebut.
2. Agenda
Buku agenda, adalah buku catatan yang bertanggal untuk satu tahun (periode) yang berfungsi untuk mencatat surat-surat, baik surat masuk maupun surat keluar. Orang yang bertugas mencatat surat masuk dan keluar (mengagendakan surat) disebut agendaris. Buku agenda dapat dibagi atas 2 (dua) macam, yaitu :
1) Agenda Tunggal, yaitu agenda yang menggunakan satu buku. Lembaran sebelah kiri untuk surat masuk dan sebelah kanan untuk surat keluar.
2) Agenda anda, yaitu agenda yang terdiri dari 2 (dua). Satu buku khusus untuk mencatat surat masuk, dan yang satunya lagi khusus untuk mencatat surat keluar.
C. Buku Induk dan Agenda Kegiatan
Buku induk merupakan buku-buku yang memuat data-data identitas pengurus/anggota organisasi yang bersangkutan. Buku ini berisi data-data atau identitas baik pengurus maupun anggota organisasi. Fungsi dari buku ini adalah untuk menginventarisasi data seluruh personal pengurus dan anggota organisasi lengkap dengan identitasnya.
Buku agenda kegiatan merupakan buku yang berisi data-data rangkaian kegiatan organisasi selama periode tertentu. Buku ini digunakan setiap organisasi, jawatan, instansi, dan badan badan yang berguna bagi kelengkapan administrasi dan laporan-laporan.
D. Proposal
Proposal adalah kumpulan dari serangkaian rencana kegiatan. Proposal biasanya dibuat saat akan dilaksanakannya suatu kegiatan. Proposal kegiatan ada yang bersifat formal dan ada juga yang bersifat non formal. Adapun susunan dari proposal kegiatan yang formal, antara lain :
1. Cover / sampul
2. Latar Belakang
3. Landasan Kegiatan
4. Tujuan Kegiatan
5. Tema dan Nama Kegiatan
6. Sasaran Kegiatan
7. Waktu Pelaksanaan ( Susunan Acara terlampir )
8. Materi Kegiatan
9. Susunan Kepanitiaan ( Terlampir )
10. Anggaran Biaya ( terlampir )
11. Penutup
12. Lembar Pengesahan
13. Lampiran ( susunan acara, susunan kepanitiaan, anggaran biaya )
14. Penawaran Kerjasama
E. Laporan pertanggungjawaban
Laporan pertanggungjawaban adalah suatu kumpulan dari setiap laporan kegiatan. Format Laporan tiap bidang :
No Proker Tempat Waktu Pelaksanaan Faktor Penunjang Faktor Penghambat Pemasukan Pengeluaran Indikator Keberhasilan
Adapun beberapa berkas yang harus ada dalam LPJ, antara lain :
1. Cover
2. Pendahuluan
3. Landasan Organisasi
4. Tujuan
5. GBHO
6. Program kerja selama 1 periode
7. Format Laporan Pertanggungjawaban selama 1 periode
8. Proposal setiap kegiatan
9. LPJ setiap kegiatan
10. Bon dan kuitansi
11. SPJ keuangan
12. Lampiran dan berkas – berkas dari setiap kegiatan
13. Notulensi Kegiatan
14. Daftar Hadir setiap rapat dan kegiatan
15. Penutup
16. Lembar Pengesahan
F. Notulensi
Notulensi ini berisi catatan berupa kesimpulan selama rapat. Penulis notulensi disebut notulen. Adapun format notulensi adalah sebagai berikut :
NOTULENSI RAPAT
Hari/Tanggal :
Tempat :
Waktu :
Pemimpin Rapat :
Agenda Rapat :
Pemimpin Rapat Sekretaris
G. Undangan Rapat (opsional)
ORGANISASI SISWA INTRA SEKOLAH
Jalan Sriwijaya IX No. 45 A
Cimahi, 28 April 2009
Nomor : 04/A/SU/PAN_SEM/PEND/ V/09
Perihal : Undangan Rapat Seminar
Kepada Yth.
Sdr/i
Assalamualaikum Wr.Wb,
Sehubungan dengan akan diadakannya rapat
Seminar 2009, maka dengan ini kami mengundang
rekan-rekan untuk hadir dalam kegiatan tersebut, yang
akan diadakan pada:
hari : Rabu, 29 April 2009
waktu : pukul 07.00 WIB s.d. selesai
tempat : Ruang OSIS
Mengingat pentingnya acara tersebut, maka
kehadiran rekan-rekan sangat kami harapkan.
Demikian surat undangan ini kami buat.
Atas perhatian rekan- rekan kami ucapkan terimakasih.
Ketua Pelaksana,
Fulan
NIS XXXXX